Что делать если я потерял трудовой договор?
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать если я потерял трудовой договор?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
А терялась ли книжка?
Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.
В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.
В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:
- Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
- Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
- Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.
Что делать, если потерял трудовой договор
Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что законодательство не содержит какой-либо порядок действий в случае утери трудового договора одной из сторон.
Трудовой договор заключают в письменной форме и составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает сотруднику, другой хранит у себя. Получение сотрудником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью сотрудника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Соответственно, если экземпляр трудового договора утерян лишь одной из сторон, то восстановить его можно, оформив дубликат с экземпляра, хранящегося у другой стороны.
Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.
Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.
Возможно несколько вариантов развития событий:
- Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
- Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
- Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Как восстановить записи?
Как правило, восстанавливают документ на последнем месте работы. Работнику необходимо написать заявление с просьбой выдать ему дубликат. А вот восстановить предыдущие записи намного сложнее. Для этого необходимо иметь документы, которые будут подтверждать факт работы в определенных организациях, а также содержать сведения о периоде работы.
Если работодатель утерял трудовую книжку работника, то обязанности по ее восстановлению он должен взять на себя. Если он будет отказываться, то пострадавший работник имеет право требовать компенсацию. Для этого ему необходимо обратиться в трудовую инспекцию.
Иногда работнику достаточно просто пригрозить руководству, чтобы его просьба была удовлетворена. Зачастую организации пытаются всеми силами избежать проверок и решить вопрос мирным путем.
Работник имеет право получить трудовую книжку при увольнении. Если этого не случилось по вине работодателя, также есть смысл обратиться с жалобой в соответствующие органы. В таком случае можно требовать компенсацию, которая рассчитывается на основании среднего заработка и начисляется за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
Что делать в случае потери трудового договора
Если организация, где работал сотрудник, была ликвидирована, и ему понадобилась информация о стаже для пенсии, возникает естественный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если трудовая книжка утеряна, ведь информация о стаже хранилась в этом учреждении. Это непростая задача, поскольку вам придется самостоятельно искать правопреемника ликвидированного юридического лица и рыться в различных архивах в поисках документов.
Пенсионный фонд России не принимает непосредственного участия в восстановлении утраченной информации, он лишь подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если вопрос касается назначения пенсии, а основное время работы было после 2002 года (с момента, когда граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то восстанавливать форму с записями не имеет смысла. OFE сможет начислять пенсию и без этого, основываясь на собственных данных. Кстати, если человека интересует, как восстановить трудовую книжку в случае утери МФЦ, то это ему не удастся. Через МФЦ можно запросить информацию о стаже в OFE, дубликаты LC не выдаются в центрах «Мои документы».
Трудовая книжка содержит информацию о стаже работы у каждого работодателя, а также другую информацию, например, о наградах и благодарностях. Гражданин должен предъявлять трудовую книжку каждый раз, когда он устраивается на новую работу, которая является для него основной. По просьбе работника в трудовой книжке может быть сделана запись о неполном рабочем дне. Работник обязан восстановить трудовую книжку в случае ее утери.
Выдача и заполнение трудовых книжек с 01.09.2021 года регулируется Постановлением Министра труда № 320н от 19.05.2021 года, согласно которому трудовая книжка не может быть выдана дважды. В случае утери на восстановленном документе делается пометка «дубликат».
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основании трудовых книжек — работодателям направлялись запросы на заполнение сведений о трудовой биографии застрахованного лица в форме SZVV-K. С 2002 года фонд предоставляет сведения индивидуального пенсионного учета по форме СЗВ-5.
Для изготовления дубликата трудовой книжки при содействии Пенсионного фонда необходимо написать заявление об утере трудовой книжки и подать его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд выдаст дубликат на основании собственных данных (Постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Примите во внимание, что если вы работали неофициально, Пенсионный фонд не будет располагать информацией об этом месте работы. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальную работу, поскольку она не будет засчитана в ваш пенсионный стаж.
Рассмотрев ваш вопрос, становится ясно, что регламент не содержит никакой процедуры для решения вопроса об утрате трудового договора одной из сторон.
Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан сторонами. Один экземпляр трудового договора работодатель передает работнику, а другой экземпляр хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно быть подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Если копия трудового договора утеряна только одной стороной, ее можно восстановить, сделав дубликат с копии, хранящейся у другой стороны.
В ЭТОМ И ЗАКЛЮЧАЕТСЯ СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:
Работник и работодатель потеряли оба экземпляра письменного трудового договора, заключенного в 2005 году. Имеются только дополнительные соглашения к трудовому договору.
ВОЗНИКАЕТ ЕЩЕ БОЛЬШЕ ВОПРОСОВ:
Как можно восстановить утраченный трудовой договор и нужно ли это делать?
Ответ: (материал подготовлен экспертом AKG Panacea PROF Л.В.Поповым)
Стороны (работодатель и работник) должны принять возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Порядок восстановления трудового договора, утраченного обеими сторонами, не регулируется действующим законодательством. Если стороны потеряли оригиналы трудового договора, работодатель имеет право сделать дубликат.
Причина: Трудовой договор — это договор между работодателем и работником, в силу которого работодатель обязуется предоставить работу на обусловленной должности, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим договором, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять обусловленную работу.
Основные требования к форме трудового договора изложены в части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ: трудовой договор должен быть составлен в письменной форме не менее чем в двух экземплярах, подписанных обеими сторонами трудовых отношений.
Обязанность иметь трудовой договор вытекает из статей 16, 56, 57, 67 Трудового кодекса.
Как следует из вопроса, оба экземпляра трудового договора были утеряны, и в наличии имеются только дополнительные соглашения к нему. Поэтому мы считаем: стороны (работодатель и работник) должны предпринять все возможные меры для восстановления утраченных экземпляров трудового договора.
Процессы восстановления утраченных экземпляров договора не регулируются действующим законодательством.
В случае утери или неправильной передачи подлинного экземпляра трудового договора, он заменяется дубликатом. Это означает, что второй экземпляр документа имеет ту же юридическую силу, что и оригинал (пункт 28 в разделе 2.1 «Стандартные условия найма»). 2.1 «Стандартизированные термины с определениями. Общие понятия» Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Управление документами и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).
Нет нормативно установленного порядка выдачи дубликатов трудовых договоров, в отличие, например, от установленного порядка выдачи дубликата утраченной трудовой книжки (п. 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Как правило, дубликат изготавливается и выдается организацией, выдавшей оригинал, или ее правопреемником. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, установленным для оформления трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора.
Утраченный обеими сторонами трудовой договор может быть восстановлен на основании служебного задания с учетом имеющихся дополнительных соглашений к нему, также учитываются записи в трудовой книжке, личной карточке работника и других документах.
Таким образом, если оригинал трудового договора утерян сторонами, работодатель имеет право сделать дубликат.
Такие и другие советы на актуальные темы вы найдете в информационном банке «Вопросы-ответы» системы «КонсультантПлюс».
Санкт-Петербургский городской суд в апелляционном определении от 04.04.2018 по делу № 2-6498/2017 отклонил ходатайство бывшего работника организации, который просил выдать ему копию коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и других локальных актов после его увольнения.
Суд отметил, что предоставленные работодателем документы должны относиться к работе конкретного сотрудника (приказы о приеме на работу, переводы на другую должность, увольнения). Коллективный договор и локальные нормативные акты не относятся к числу таких документов.
Верховный суд Республики Марий Эл в апелляционном определении от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018 пришел к следующему выводу: того факта, что работодатель не выдал работнику трудовую книжку в срок, недостаточно для взыскания с работника компенсации.
Суд указал, что юридически значимыми обстоятельствами, подлежащими доказыванию по делу о возмещении работнику нетрудового заработка работодателя по указанному счету, являются:
-
тот факт, что истец обращался к другим работодателям с просьбой о трудоустройстве после прекращения трудовых отношений с бывшим работодателем;
-
факт отказа в приеме на работу по причине отсутствия у работника справки о трудоустройстве.
При этом бремя доказывания вышеупомянутых обстоятельств лежит на бывшем работнике (истце).
Следует отметить, что в целом прецедентное право по данному вопросу неоднозначно.
|
Позиция суда: работник должен доказать, что он не мог быть принят на работу из-за отсутствия у него справки о трудоустройстве. |
Позиция суда: задержка выдачи трудовой книжки сама по себе свидетельствует о неспособности работника выполнять работу. |
|
— Апелляционное определение Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018; — Апелляционное определение Нижегородского районного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018; — Постановление Калужского областного суда от 07.08.2017 по делу № 33-2628/2017; — Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016; — Апелляционное постановление Мосинского городского суда от 14.11.2016 по делу № 33-39997/2016 |
— Апелляционный приговор Московского городского суда от 19.12.2017 № 33-51484/2017; — Апелляционное определение Свердловского районного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017; — Апелляционное определение Ставропольского районного суда от 13.07.2016 по делу № 33-4657/2016; — Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016; — Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016 |
Многие компании при увольнении сотрудников требуют от них сдачи обходных листов, а также отработки положенного срока. Обходной лист действительно является полезной практикой для контроля того, передано ли личное дело сотрудника, есть ли у него какие-либо задолженности и т.д.
Но в правилах не сказано, что выполнение требования о заполнении обходного листа является обязательным пунктом, через который должен пройти каждый. Если человек игнорирует его, работник не имеет права на задержание. Даже такие угрозы являются уголовным преступлением.
Считается нарушением прав граждан, если они не хотят отработать положенное время до увольнения, желая получить расчет здесь и сейчас. Проще говоря, в этом случае человек будет уволен за прогул с пометкой в личном деле работника, без привлечения к принудительным работам.
Оформление трудового договора сторонами
Соглашение между работником и работодателем оформляется официально. Сегодня человек будет принят на работу на основании труддоговора. Кроме того, руководством издается приказ о приеме на работу, а в трудовую книжку сотрудника вносится соответствующая запись.
В трудовом соглашении между обеими сторонами прописываются все нюансы будущих трудовых отношений. В том числе, сюда относятся:
- взаимные права и обязанности;
- дата приема на работу;
- указание оплаты труда работника;
- окончание договора (если он является срочным).
Восстановление трудового договора, который был утерян и сотрудником, и работодателем
Подскажите пожалуйста, сотрудник работает в компании с 2012 года. В январе 2020 года его перевели в другой отдел на другую должность (конечно с его согласия) и тут при оформлении документов выявилось, что утерян трудовой договор у обеих сторон (ни у работодателя, ни у сотрудника нет) есть только в дополнительные соглашения к нему. Тут настал вопрос, как оформлять дополнительное соглашение, если самого трудового договора нет. Почитав в интернете статьи (ведь в трудовом кодексе нет ни слова о восстановлении утраченного трудового договора) пришла к выводу: делаю новый трудовой договор ( вернее в новой редакции, ведь с 2012 года редакция трудового договор поменялась), дату договора делаю фактическую( т.е 1 февраля), дату приема в трудовом договоре прописываю, когда сотрудник приступил на работу(на основании записи в трудовой книжке и приказа о приёме на работу), номер трудового договора (как и был у предыдущего) но все условия, т.е должность, заработная плата прописываю текущие.и делаю дополнительный пункт о том, что трудовой договор выдан взамен утраченного договора обеими сторонами и что условия настоящего трудового договора вступают в силу с момента его подписания.
сделала, прошла к юристу советоваться, и он то мне говорит, мол это не правильно. Делай трудовой договор в новой редакции, но дату договора и приём на работу, все будут от 2012 года и условия тоже от 2012 года.
и теперь не знаю как быть и как правильно..
Т.е. то, что вы сейчас сделали, это вы для организации своего работодатели создали ситуацию, когда он может быть привлечен к административной ответственности:
За нарушение трудового законодательства работодатель несет административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, — не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом ст.67 ТК РФ.
Да, в ТК РФ не предусмотрен вариант, что ТД будет утерян, как первый, так и второй экземпляр, т.к. такого не может и не должно. Если брать еще во внимание, что утрачен документ, который содержит персональные данные, то и за это для работодателя ответственность.
Так, как сделали вы, это вариант, т.к. результат — оформление трудового договора, но и результат — привлечение к административной ответственности работодателя, т.к. даты будут указаны те, что описали вы.
И конечно, если вы дату ставите текущую, то номер ТД никак не будет тот же самый, что был присвоен в 2012 году, т.к. нумерация документов идет на каждый календарный год новая нумерация, например, 1, 2, 3.
Так, что юрист вам сказал правильно, если избегать того, чтобы работодателя привлекли за нарушение ТК РФ, то лучше не афишировать эту ситуацию, т.к. это просто восстановление ТД, а поэтому дату 2012, дата приема 2012, все условия, как были прописаны в 2012 году, эти условия легко восстановить по Образцам ТД по одноименной должности, либо с программы 1С.
А то, что сделали вы, да можно было бы — дата текущая заключения ТД, дата приема 2012, номер регистрации, т.к. дата заключения ТД текущая 2020, то регистрировать его надо в Журнале регистрации 2020, а условия не 2020 года, а те, который были в 2012 (оплата труда, режим труда и отдыха и т.д.).
Но, если бы вы сделали так, то это бы не означало, что ТД потерян, а это бы означало, что ТД не был оформленный в письменной форме, нарушение ст.67 ТК РФ.
И если бы делать именно, как вы, но с моими корректировками по датам, по условия, и номеру регистрации, то сначала бы я оформила Акт об утрате трудового договора, чтобы как-то смягчить ситуацию, для проверяющих инстанций.
Вы мыслили в верном направление, почти.
Но, задача кадровика еще и быть буфером, который между Работодателем-Работником, Работодателем-Проверяющими инстанциями.
Так, что сделайте так, как вам сказал юрист — оформите ТД 2012 года, как будто он никуда не исчезал.
При работе с трудовыми книжками необходимо руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ, а с 1 сентября 2021 года — и новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда не работал, и при трудоустройстве в заявлении сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, ее утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.
В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки с внесенными в него записями в т. ч.
об общем стаже, сведениях о награждениях и поощрениях[2].
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Почему исчезают оригиналы трудовых договоров
При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.
Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.
Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.
Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.
Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора
Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале. Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику. Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.
Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.
В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.
Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:
Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.
Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.
ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.
ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.
Если вы сами потеряли свою трудовую книжку
Первым моментом для вас будет, является, такой факт, если вы проработали менее трех месяцев и эта запись отражена первой и последней, то в этой ситуации, по закону вы имеете право не оформлять дубликат. Прописано это положение в трудовом кодексе Российской Федерации, ст. 65 глава 11. Несмотря на закон, мы вам рекомендуем обратиться к руководителю с письменным заявлением, о восстановлении и оформлении нового документа, подтверждающего стаж вашей работы.
Для чего это необходимо, по законодательству РФ, руководитель компании обязан вам, в течение пятнадцати дней, предоставить копию документа, с указанием общего количества проработанных лет, дней и месяцев, подтверждается это с помощью соответствующих документов, перечень которых мы указывали выше.
Следует учесть и то, что названия других компаний и должностей, на которых вы числились, в этом подтверждении отражаться не будут. Из чего следует, что вам необходимо будет обойти все предыдущие места работы и собрать все необходимые сведения. Если же компании уже не существует по причине ликвидации, то такой запрос делается в архив на основании паспортных данных.
В случае если информация в архиве не будет найдена, срочно обращайтесь в суд, с заявлением и при этом обязательно найдите не менее двух свидетелей, для подтверждения.
Третий момент, заключается в том, что компания была ликвидирована, то в этом случае, дубликат трудовой книжки вы уже не сможете получить, так как не у кого будет запросить подтверждающие документы. При таких обстоятельствах следует обратиться в архив с заявлением о предоставлении дубликата.
Если же компания была реорганизована (сменила название), в этом случае новая компания с измененным названием, обязана вам предоставить, все необходимые документы, для восстановления. Потому что новая фирма является правопреемником и на нее возлагаются все обязательства. Заявление следует писать на имя, нового руководителя и не забудьте, взять подтверждение о том, что компания реорганизовалась.
Как сделать дубликат трудовой книжки:
- Если вы проработали в одной компании, то необходимо обратиться именно в эту компанию с заявлением, на имя директора об утере трудовой и ее замене. Запросить необходимые документы для восстановления, на основании этих документов, ваше предприятие занесет все необходимые данные в новую трудовую книжку.
- Если же вы работали в разных организациях, то вам необходимо обойти каждую из них и в каждой оставить заявление об утере.
Необходимые документы для восстановления дубликата:
- Заявление.
- Приказ о принятии на работу, приказ о поощрении или награждении.
- Трудовой договор или контракт.
- Лицевой счет по заработной плате или ведомость по з/п.
- Сведения из Пенсионного фонда.
- Форма 2-НДФЛ.
- Подтверждение изменений в названии фирмы.
- Оригинал паспорта.