Как оформляются гарантийные письма?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляются гарантийные письма?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Куда отправляется документ и какими способами это можно сделать?

2. Образец как правильно составить гарантийное письмо о трудоустройстве

3. Составление гарантийного письма в ГУВМ МВД РФ

4. Составление гарантийного письма о приёме на работу

5. Как составить гарантийное письмо в 2021 году

6. Что такое гарантийное письмо

7. Когда оформляется гарантийное письмо?

8. Правила составления документа

9. Как пишется гарантийное письмо?

10. Ситуации, требующие оформления

11. Информация, которая содержится в письме

Гарантийное письмо отправляется вместе с ходатайством об УДО в суд, в котором был вынесен приговор на дальнейшее рассмотрение. При неимении возможности направить живой документ – отправляют электронным письмом – делают сканирование документа или по факсу.

Куда отправляется документ и какими способами это можно сделать?

Читайте и другие полезные статьи от наших специалистов о гарантийных письмах. В них можно узнать, как составить и написать гарантийные письма: на оплату, о получении юридического адреса, о предоставлении документов, на аренду помещения, о поставке товара, для регистрации ООО и многое другое.

Граждане после условного освобождения находятся под защитой законодательства по отношении к обеспечению трудоустройством. Гарантийное письмо при этом случит дополнительным фактором, который способствует раннему освобождению и гарантирует занятость после выхода на свободу.

>Для чего нужны гарантийное письмо о приеме на работу и справка о трудоустройстве для УДО, образцы документов и правила их написания

Существует ряд типовых ситуаций, когда составление гарантийного письма является обязательной процедурой:

Когда лицо покидает территорию РФ с целью осуществления трудовой деятельности в другой стране, либо когда иностранец устраивается на работу в российскую организацию. Бумага подается в главное управление по вопросам миграции МВД РФ.
Когда лицо, пробывшее две трети в местах лишения свободы, просит досрочное освобождение. В данном случае гарантийное письмо прикладывается к заявлению.
Поиск работы, а также запрос гарантийного письма у работодателя осуществляется заключенным через центр занятости.
Когда на работу желает оформиться будущий специалист ВУЗа, проходивший практику в определенной организации.
Когда лицо участвует в программе переселения. Работник имеет полное право требовать гарантийное письмо от будущего работодателя на новом месте жительства.

Образец как правильно составить гарантийное письмо о трудоустройстве

На сегодняшний день нет четкой формы написания подобного документа, тем не менее существует несколько правил, которые необходимо соблюсти при составлении гарантийного письма от работодателя, поскольку несущая функция справки заключается в предоставлении гарантий трудоустраивающемуся человеку.

Итак, у правильно оформленного письма присутствуют:

Номер и дата, которые указаны при регистрации письма в официальных архивных документах фирмы.
Вверху с правой стороны указывается соискатель должности, либо организация, затребовавшая письмо.
Обязательно указывается название документа.
Наименование работодателя: юридическое лицо или фирма.
Сведения о соискателе вакансии, которого готовы принять в штат.
Информация о том, на какую должность трудоустраивается кандидат, штатный оклад и, если это предполагается, социальные гарантии, которые готов предоставить работодатель.
Дата, когда кандидат должен приступить к исполнению своих обязанностей, предполагаемый срок работы и есть ли возможность продлить рабочий контракт после окончания срока действия.
Дополнительные гарантии или условия, предъявляемые соискателю, в том числе его прямые обязанности.
В конце документа указываются должности и фамилии лиц, предоставляющих кандидату работу. Чаще всего это генеральный директор и бухгалтер компании.

Информация! В письме, дающим гарантии о приеме на работу, всегда присутствует номер и дата, под которыми оно проходит в архивах предприятия. Чтобы не иметь в дальнейшем неприятных сюрпризов, лучше всего удостовериться, что под документом присутствует подпись бухгалтера, так как это будет гарантировать финансовую составляющую письма.

Составление гарантийного письма в ГУВМ МВД РФ

Унифицированной формы гарантийного письма о приеме на работу не существует. В рамках данной статьи мы предлагаем нашим пользователям скачать типовой шаблон письма рассматриваемого вида.

Для дальнейшего использования шаблон письма потребуется индивидуализировать, включив в предусмотренные для этого строки следующие сведения:

дата направления письма и его исходящий регистрационный номер;
наименование предприятия (организации) и его основные реквизиты;
наименование территориального отделения ГУВМ МВД РФ;
имя, фамилия, адрес, страна гражданства приглашаемого работника;
обязательство предоставить иностранцу конкретное рабочее место (с указанием должности, заработной платы и социальных гарантий), место жительства, медицинский полис;
подпись руководителя организации.

Поскольку ГУВМ достаточно часто меняет требования по гарантийным письмам, рекомендуем предварительно получить актуальную информацию в местном отделении ГУВМ МВД РФ.

Составление гарантийного письма о приёме на работу

Касательно конкретного бланка для гарантийного письма о приёме на работу, никакими законодательными актами он не был утверждён. Но, несмотря на это, при составлении документа придётся соблюдать некоторые правила, которые помогут обеспечить достаточную функциональность и гарантию для того, чтобы человек благополучно был зачислен в штат компании.

Чтобы добиться необходимого эффекта, при составлении письма стоит учесть такие обязательные требования:

в документе должны быть представлены все выходные данные (а именно дата, когда произошла регистрация в архивных делах предприятия, а также исходящий номер). В стандартных случаях эта информация расположена вверху письма слева. Здесь же находится угловой штамп организации. Если у фирмы не оказалось собственного бланка или штампа, номер и дату документа стоит нанести на белых полях;
в углу справа, сверху письма всегда обозначается получатель. Это может быть человек, который собирается устроиться на работу, или же сама организация, требующая от него предоставления данного документа;
далее, через несколько строчек, посередине необходимо указать на название документа. По центру должна находиться фраза «Гарантийное письмо».

Перед тем, как заниматься составлением основной части, желательно ознакомиться с тем, как выглядит образец гарантийного письма о приёме на работу. Здесь обычно указывается следующее:

Данные о кандидате на должность. Здесь должны быть указаны фамилия, имя и отчество.
Временной промежуток или конкретная дата для трудоустройства.
Название компании или юридического лица, подтверждающего свою готовность взять на работу заинтересованное лицо.
Должность, на которую принимают соискателя, социальные гарантии и размер заработной платы.
Другие гарантии человеку на трудоустройство.

Когда будет окончательно составлена основная часть, ниже стоит указать на должности тех лиц, которые непосредственно имеют отношение к трудоустройству в организацию, обычно это главный бухгалтер или генеральный директор. В этой части необходимо указать их фамилию, имя и отчество и поставить дату подписания документа обеими сторонами.

Как составить гарантийное письмо в 2021 году

Формы или бланка для гарантийного письма не существует. В связи с этим составитель вправе оформлять его по собственному усмотрению, но учитывая при этом обязательные данные, которые должны быть в письме. Если написанием письма занимается юр. лицо, необходимо оформить его на фирменном бланке.

В первую очередь нужно заполнить «шапку» письма. Требуется указать реквизиты собственника помещения, а также контактные данные. При проверке подлинности предоставленных данных налоговые инспекторы могут связываться с собственником по указанному в письме номеру телефона.

Затем вписываем адресата письма, а также название ИФНС, где будет проводиться процедура регистрации организации, и ее номер. После указываем название документа: «Гарантийное письмо».

Текстовая часть письма, как правило, пишется в свободной форме. В ней должны выражаться:

возможность предоставления помещения в аренду;
площадь и адрес имущества, предполагаемого для сдачи в аренду;
намерение владельца помещения передать его в аренду;
владение указанным помещением на законных основаниях, без нахождения под обременением, залогом или арестом;
гарантию заключения договора аренды помещения, если только что созданная организация будет зарегистрирована.

К письму необходимо обязательно приложить копию документа о праве собственности на помещение. Письмо подписывает собственник помещения: руководитель организации или физ. лицо. Можно поставить печать (в случае ее наличия).

Что такое гарантийное письмо

Это официальное обещание потенциального работодателя, о том, что он обязательно примет на работу указанное в документе лицо, по истечению определенного времени.
Такое письмо имеет официальную форму и составляется еще до трудоустройства. Кроме заверений о будущем сотрудничестве, оно содержит уже некоторые ведомости о будущих условиях труда:

Размер зарплаты – наличие дополнительных выплат, поощрений и прочее;
Наличие гарантий – отпуск, больничные, полагающиеся по закону компенсации. Тут вы узнаете, какие положены выплаты и компенсации при увольнении по сокращению штатов;
Должность – специализация, отдел, подразделение и прочие особенности;
Срок сотрудничества – в случае, если кандидат принимается на определенное время или простое указание на вид контракта.

С юридической точки зрения такое письмо является обязательством, взятым на себя работодателем, при этом нужно выполнить все обязательства, указанные в документе.

Передать такой документ работнику допустимо в несколько вариантов – лично через секретаря и посредством почты заказным письмом.

Вариант с факсом или электронной почтой также приемлем, но при этом необходимо помнить, что они не имеют без оригинала юридической силы, так как документ должен иметь оригинальную подпись синей ручкой и при наличии синий штамп предприятия.

Когда оформляется гарантийное письмо?

Оформление письма необходимо в следующих ситуациях:

Компания трудоустраивает иностранца, которому нужно собрать документацию для получения разрешения на работу в РФ.
Фирма планирует принять в штат гражданина, отбывающего тюремное заключение, но подающего ходатайство об условно-досрочном освобождении (УДО).
Организация собирается заключить трудовой Договор с молодым специалистом, который заканчивает учебу в вузе.
Компания планирует принять гражданина на работу по истечении определенного срока, например, после ухода действующего сотрудника в декрет.

Хозяйствующие субъекты заинтересованы в написании гарантийных писем в двух ситуациях:

Фирма нанимает особые категории работников (освобожденных по УДО, выпускников вузов или лиц, не имеющих российского гражданства). Процедура трудоустройства предполагает взаимодействие с государственными органами с целью прохождения административных формальностей или получения льгот.
Кандидат на вакансию соответствует требованиям организации, является ценным специалистом для нее, но подписание трудового контракта откладывается по объективным причинам.

Выдача гарантийного письма – право, а не обязанность работодателя.

Если руководство отказывает специалисту, у гражданина нет возможности принудить работодателя оформить письмо.

Гарантийное письмо для УДО от работодателя представляет собой документ официального характера. На законодательном уровне прием граждан на работу и их трудоустройство рассмотрено в Трудовом Кодексе в статьях 65, 68, 80, 327 – оформление на работу, условия приема, обязанности и требования.

Письмо от работодателя при случае УДО – обязывает принять работника после судебных процедур на закрепленное за ним рабочее место, даже если не был оформлен договор по трудоустройству.

Письмо пригодиться, если не будут выполняться обязанности обеих сторон (работника и работодателя), не выполняться условия труда – тогда можно на его основании обращаться в суд от лица истца для доказательства правоты. Ответчиком при этом может выступать или работодатель (который не заключил трудовое соглашение), или сам работник (который нарушил трудовые обязательства из договора о рабочей деятельности). Как составить письмо об исполнении обязательств по договору, можно узнать тут.

ВНИМАНИЕ! Составление письма направлено на будущее действие работодателя и работника, чему соответствует сам текст документа. С юридической стороны – письмо представляет собой обязательство от работодателя принять на работу сотрудника и обеспечить его рабочим местом.

Правила составления документа

После тюремного заключения граждане могут быть трудоустроены на работы через гарантийные документы. Эти документы базируются на решении уголовно-исполнительной инспекции. Часто судебные органы обращаются к ним по вопросам свободных рабочих мест.

Осужденные получают должности из области исправительно-трудовых обязанностей. Они могут трудоустроиться в производственной, инженерно-технической, общественной, текстильной и иных областях.

Письмо составляется самостоятельно без каких-либо шаблонов. Оно пишется уголовно-исполнительной инспекцией. Это позволяет освобожденному из тюремного заключения трудиться за некоторую заработную плату.

Как уже говорилось выше, конкретного порядка и правил составления к документу нет. Однако есть некоторые нюансы и перечень информации, которые должны быть учтены при составлении этой официальной бумаги:

В верхнем углу слева пишется уникальный номер документа и дата составления. Эти реквизиты должны быть присвоены ответственными за деловую переписку людьми: отделом кадров, канцелярией, секретариатом и другими;
С правой стороны пишется адрес компании для отправления;
По центру пишется наименование официальной бумаги. Крупными буквами — ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО;
Затем следует текст. В нем должны быть следующие сведения: наименование компании работодателя; ФИО кандидата на работу; интервал или заранее определенная дата приема на работу;
Ниже указывается заработная плата будущего сотрудника, гарантии и премии в соответствии с ТК РФ;
Документ подписывается, работодатель ставит печать.

Как пишется гарантийное письмо?

Унифицированный образец для УДО или иных жизненных ситуаций не предусмотрен законодательно. Компания готовит документ в свободной форме на своем фирменном бланке. В письмо включается следующая информация:

название фирмы-нанимателя;
наименование органа, для которого выдается документ (например, указывается «Для УФМС РФ» или «Для предоставления по месту требования»);
номер и дата документа;
его название – «Гарантийное письмо»;
ФИО гражданина, которого принимают на работу;
название должности и отдела, куда будет трудоустроен специалист;
размер согласованной сторонами заработной платы;
иные условия, о которых составитель желает упомянуть (график, срок действия будущего трудового контракта и т.д.).

Единственное исключение из правил – ситуация, когда фирма принимает в штат работника-иностранца. Компания составляет документ на бланке, скачанном с сайта миграционной службы. В иных случаях образец для ИП от УДО или форма для акционерного общества разрабатывается работодателем самостоятельно. Ее можно закрепить в локальных актах организации.

Ситуации, требующие оформления

Есть несколько случаев, когда оформление гарантийного письма от работодателя необходимо:

Участие предполагаемого сотрудника в программе переселения. В этом случае человеку необходим гарант того факта, что он будет трудоустроен на новой территории.
При приеме на работу студентов последних курсов ВУЗов или техникумов. Гарантийное письмо может даваться и для прохождения преддипломной практики на предприятии работодателя.
Если заключенный проходит процедуру досрочного освобождения и центр занятости предоставляет ему гарантированное трудоустройство на ту или иную вакансию.
При принятии на работу иностранного специалиста гарантийное письмо непременно запросят в консульстве для оформления рабочей визы.

Таким образом, каждому, кто ищет работу в другом городе необходимо просить у работодателя этот документ. Однако, в некоторых ситуациях бумага от поручителя непросто желательна, а необходимо. Рассмотрим эти случаи подробнее.

Граждане, въезжающие в РФ или выезжающие из страны с целью работы, обязаны представить это свидетельство.
В случае с визовым режимом уведомление поручителя направляется в консульство, вместе с прочими бумагами. Граждане ближнего зарубежья показывают рабочее приглашение на границе.
Заключенный, отбывший две трети срока своего наказания, имеет право просить досрочного освобождения. Для этого ему необходимо написать заявление, к которому приложить поручительское уведомление от работодателя.
Поиск места трудоустройства, запрос свидетельства осуществляется через центр занятости населения.
Прием на работу будущего выпускника ВУЗа или технологического колледжа, проходившего трудовую практику в учреждении.
Студент просит предоставления поручительских обязательств, если согласен работать по месту прохождения практики.
Участие гражданина в государственной программе переселения. В этом случае работник вправе требовать письменное подтверждение, гарантирующие ему трудоустройство на новом месте жительства.

Важно! Если работодатель всячески избегает предоставления гарантий, следует задуматься о его порядочности.