Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Что изменится в работе с электронной подписью
Сегодня для подписи документов от имени руководителя представители организаций используют квалифицированную электронную подпись (ЭП) работника юрлица. МЧД при этом не нужна. С 1 сентября 2023 года им необходимо перейти на работу с квалифицированной ЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью.
Новые правила касаются также и представителей ИП. Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, им тоже будет нужна машиночитаемая доверенность.
Электронные подписи юрлиц, предпринимателей и их представителей, выпущенные в коммерческих удостоверяющих центрах будут действительны до конца срока их действия, но не позднее 31 августа 2023 года.
Какие реквизиты должны быть в МЧД при ЭДО с партнерами?
Когда организация принимает решение о том, чтобы оформить МЧД на сотрудников для подписания и сдачи ими электронных документов партнерам, создаваемые доверенности должны удовлетворять требованиям из Приказа Минцифры от 18.08.2021 г. № 857.
В МЧД, которая применяется при ЭДО с партнерами, должна содержаться информация о доверителе. Для ИП — это ФИО, СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, а для юрлиц — название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП и информация о директоре. Также в доверенности должна указываться информация о представителе — ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, дата его выдачи, название и код органа, который выдал паспорт, а также СНИЛС и ИНН. Кроме того, в МЧД должны быть указаны дата совершения доверенности и срок ее действия (при наличии), список полномочий представителя, номер доверенности и УКЭП, которой подписали доверенность.
Как оформить доверенность от юридического лица
Оформить доверенность от юридического лица для управления автомобилем или совершения других действий несложно, если следовать инструкции:
Шаг 1. Готовим текст. Лучше, если он будет машинописным, хотя запрета на рукописную доверенность в законодательстве нет.
Доверенность от юридического лица на управление автомобилем начинается со слов (например): «ООО «Крейсер», г. Москва, в лице генерального директора Федорова И.С., действующего на основании Устава доверяет…..» и далее по тексту.
Вписываем данные доверенного лица с указанием документа, позволяющего идентифицировать это лицо. Согласно законам РФ, основным документом, удостоверяющим личность гражданина, является паспорт. Укажите серию и номер паспорт, кем и года он выдан и дату выдачи, а также место прописки.
Доверенность от организации можно выдать сразу нескольким лицам, указав их в одной доверенности всех сразу. Ограничений по количеству доверенных лиц закон не указывает.
Как использовать МЧД при работе с электронными документами
Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность в формате XML, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Все машиночитаемые доверенности хранятся в системе в специальных справочниках: машиночитаемые доверенности организаций; машиночитаемые доверенности контрагентов. Доверенности попадают в эти справочники разными способами:
-
автоматически, путем загрузки из узла распределенного реестра ФНС;
-
вручную, путем ввода и подписания МЧД руководителем вашего предприятия;
-
вручную, путем загрузки МЧД контрагентов, полученных, например, по электронной почте.
Сохраненные в этих справочниках машиночитаемые доверенности автоматически используются системой для проверки правильности подписания исходящих документов и проверки правильности подписания входящих документов.
Варианты использования МЧД для отправки и приемки документов:
- Отправка УПД (предусмотрено автоматическое включение в отправляемый документ ссылки на доверенность, зарегистрированную в узле распределенного реестра ФНС; вручную пересылать доверенность контрагенту не требуется).
- Отправка других документов (в документ не включаются сведения о МЧД, и доверенность надо вручную передать контрагенту как произвольный документ ЭДО или как файл по почте или через мессенджеры).
- Прием документов от контрагентов (программа автоматически определяет, что входящий документ подписан сертификатом физического лица и МЧД; поиск МЧД происходит сначала в узле распределенного реестра ФНС (для документов вида УПД/УКД), а затем в справочнике «Машиночитаемые доверенности контрагентов»).
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Новые правила по заполнению путевых листов в 2021 году
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу — неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.
Как заполнить доверенность
В принципе заполнение доверенности по образцу не вызывает особых проблем. Тем не менее рассмотрим, как заполнить каждый из блоков:
Блок 1. Информация о доверителе, то есть о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, который является владельцем автомобиля.
Для юридического лица необходимо указать как данные самой организации (их можно взять из свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о присвоении ИНН), так и данные сотрудника, который подписывает документ от имени организации.
Блок 2. Информация о доверенном лице, то есть о водителе. Данный блок заполняется на основании паспорта водителя.
Блок 3. Информация об автомобиле. Заполняется по свидетельству о регистрации транспортного средства.
Блок 4. Условия доверенности. Если Вы самостоятельно оформляете доверенность, то укажите в данном блоке все ситуации, в которых водитель может представлять интересы юридического лица.
Например, бланк, представленный выше, позволяет как управлять автомобилем, так и представлять интересы автовладельца в ГИБДД. Однако продать автомобиль по этой доверенности водитель не может.
В случае необходимости Вы можете вычеркнуть лишние условия из бланка.
В заключительной части доверенности вписывается срок действия документа (в 2021 году он может быть любым), ставится дата выдачи, подпись доверителя (сотрудника юридического лица или ИП) и печать (при наличии).
В заключение хочу отметить, что оформление доверенности по образцу займет не более 15 минут. Ну а при необходимости Вы можете составить собственную форму документа, которая будет включать все условия, необходимые именно Вашей организации. Она будет иметь точно такую же юридическую силу.
Как заполнить доверенность
В принципе заполнение доверенности по образцу не вызывает особых проблем. Тем не менее рассмотрим, как заполнить каждый из блоков:
Блок 1. Информация о доверителе, то есть о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе, который является владельцем автомобиля.
Для юридического лица необходимо указать как данные самой организации (их можно взять из свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о присвоении ИНН), так и данные сотрудника, который подписывает документ от имени организации.
Блок 2. Информация о доверенном лице, то есть о водителе. Данный блок заполняется на основании паспорта водителя.
Блок 3. Информация об автомобиле. Заполняется по свидетельству о регистрации транспортного средства.
Блок 4. Условия доверенности. Если Вы самостоятельно оформляете доверенность, то укажите в данном блоке все ситуации, в которых водитель может представлять интересы юридического лица.
Например, бланк, представленный выше, позволяет как управлять автомобилем, так и представлять интересы автовладельца в ГИБДД. Однако продать автомобиль по этой доверенности водитель не может.
В случае необходимости Вы можете вычеркнуть лишние условия из бланка.
В заключительной части доверенности вписывается срок действия документа (в 2023 году он может быть любым), ставится дата выдачи, подпись доверителя (сотрудника юридического лица или ИП) и печать (при наличии).
В заключение хочу отметить, что оформление доверенности по образцу займет не более 15 минут. Ну а при необходимости Вы можете составить собственную форму документа, которая будет включать все условия, необходимые именно Вашей организации. Она будет иметь точно такую же юридическую силу.
Удачи на дорогах!
Когда не указана конечная дата действия доверенности, тогда по законодательству она действует 12 месяцев со дня подписания. В остальных случаях указывается такой срок ее действия, который доверитель посчитает необходимым указать.
Документ признается недействителен, если в нем не окажется таких данных:
- Сведений об одной из сторон;
- Даты составления;
- Даты вступления в силу;
- Будут отличаться паспортные данные водителя;
- Не совпадают какие-либо сведения об авто, например, госзнаки;
- Изменены данные юрлица;
- Нет подписи одной из сторон.
Комментарий страховщиков
Российский союз автостраховщиков в своем обзоре за 5 декабря 2012 года разъясняет:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации, вступившим в силу 24 ноября 2012 года, из Правил дорожного движения была исключена обязанность водителя транспортного средства иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки документ, подтверждающий право на управление транспортным средством (доверенность). При этом владелец транспортного средства, как и прежде, вправе заключить договор ОСАГО на условии ограниченного количества лиц, допущенных к управлению автомобилем, которые указываются в договоре ОСАГО. Это право никак не связано с отменой доверенности.
Таким образом, с 24 ноября 2012 года водитель транспортного средства не обязан иметь при себе доверенность на управление автомобилем в отсутствии его владельца и предъявлять её сотрудникам полиции по их требованию вне зависимости от того, заключен ли договор ОСАГО на условии ограниченного или неограниченного числа лиц, допущенных к управлению транспортным средством».
Постановление Правительства Российской Федерации
от 12 ноября 2012 г. N 1156 г. Москва
«О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
Дата подписания: 12.11.2012
Дата публикации: 16.11.2012
Правительство Российской Федерации постановляет:
Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации.
Председатель Правительства Российской Федерации Д. Медведев
Изменения, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации
В постановлении Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23 октября 1993 г. N 1090 «О правилах дорожного движения» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 47, ст. 4531; Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 18, ст. 1985; 2001, N 11, ст. 1029; 2002, N 27, ст. 2693; 2003, N 20, ст. 1899; 2005, N 52, ст. 5733; 2011, N 42, ст. 5922; 2012, N 15, ст. 1780):
а) в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных указанным постановлением, абзац четвертый исключить;
б) в Основных положениях по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанностях должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденных указанным постановлением:
- в пункте 1 слова «5 суток» заменить словами «10 суток»;
- в абзацах втором и четвертом пункта 7.7 приложения к указанным Основным положениям цифры «41.27-99» заменить цифрами «41.27-2001».
Использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом
7. Если для служебных поездок используется личный автомобиль работника (использование личного автомобиля в служебных целях), то использоваться он может только для поездок именно этого работника по служебным делам. Соответственно в путевом листе в качестве водителя указывается именно этот работник. Иные лица в этом случае не могут быть указаны в путевом листе.
4. При использовании служебного легкового автомобиля в пределах города в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах. Для установления более тщательного внутреннего контроля за использованием автомобиля по решению организации возможно указание адресов отправления и назначения. Но это не является обязательным. Если автомобиль выезжает за пределы города, в котором осуществляется его обычная работа, указываются адрес отправления и адрес назначения.