Правила оплаты сверхурочной работы в командировке – пример переработки
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оплаты сверхурочной работы в командировке – пример переработки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как привлечь сотрудника к сверхурочной работе в командировке, руководителю нужно обратиться со служебной запиской к директору компании. В ней необходимо обосновать необходимость сверхурочной работы.
В командировке сотрудник работает (выполняет служебное задание работодателя) по режиму работы командирующей организации.
Если работник в выходные дни, находясь в командировке отдыхал, надо платить суточные.
По среднему заработку оплачиваются только рабочие по графику вашей организации дни нахождения работника в командировке (например, с понедельника по пятницу).
В случае привлечения к работе в выходные (или нерабочие праздничные) дни оплата труда производится в соответствии с трудовым законодательством.
Основанием для привлечения к работе в выходные дни в командировке может служить программа семинара (выставки/другого мероприятия) или, возможно, что график работы принимающей стороны отличается от графика по основному месту работы.
Суточные и командировочные: в чем разница
И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).
По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:
- Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
- Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
Если работодатель все же решит действовать по закону, ему в любом случае придется позаботиться о том, как правильно исчислить все налоги. В частности, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любая другая выплата, указанная в соглашении, не считая обязательных. Подробно отвечает на этот вопрос Минфин в своем письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263. Там же любопытный читатель может обнаружить для себя, что с данных компенсаций необходимо начислять некоторую сумму страховых взносов, а также учитывать эти платежи в составе расходов в целях налога на прибыль. Этого же мнения придерживаются суды отдельных округов Российской Федерации, но есть и оппозиционное мнение. К примеру, существует постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008, в котором арбитры пришли к мнению, что компенсация расходов на питание была произведена работнику в прямых интересах компании (ведь он, находясь в командировке, выполняет прямые поручения работодателя). Поэтому, данные расходы НДФЛ облагаться не должны. Проблема в очередной раз сводится к тому, что разрозненная судебная практика создает твердую почву для интерпретации законов в своих собственных интересах, что остается на руку коррумпированным структурам. К сожалению, это реалии нашей жизни и, по крайней мере, сейчас рядовой гражданин ничего с этим поделать не сможет при всем своем желании.
Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки. Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть. Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например. Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.
Оплата сверхурочной работы в выходные и праздничные дни – размер и порядок расчета
Любая компания может столкнуться со срочными заказами или авралами в своем функционировании. Это потребует привлечения ее сотрудников к работе в дополнительные часы, в выходные и праздничные дни. Поскольку для выполнения своих обязанностей в этом случае работникам придется жертвовать своим свободным временем и отдыхом, то оплачивается такая деятельность несколько иным образом, нежели та, которая выполняется в течение стандартного рабочего графика.
Какая работа считается сверхурочной?
Трудовое законодательство устанавливает, что сверхурочная работа – это такое выполнение работником его обязанностей, которое имеет место за пределами рабочего времени или сверх установленных в трудовом контракте рабочих часов (ст. 99 ТК РФ).
Работа такого рода может выполняться работником, как до начала рабочей смены, так и после ее окончания. К тому же, она может реализовываться в выходные и праздничные дни. При этом, деятельность вне рабочего графика не должна превышать более 4-х часов за 2 дня и 120 часов в год.
Если работодатель принял решение о необходимости осуществления работы сверх рабочего графика, то ему потребуется обязательно выполнить две важных формальности:
- Во-первых, издать приказ о сверхурочной работе;
- Во-вторых, получить от лица письменное согласие на ее осуществление.
Приказ должен включать сведения о характере деятельности, причинах ее выполнения за пределами рабочего графика, перечень привлекаемых к ней работников, время начала и окончания, общее количество часов и порядок их оплаты.
Что касается письменного согласия, то без его наличия работника нельзя привлекать к сверхурочной работе, за исключением тех случаев, когда имеет место ликвидация последствий форс-мажорных обстоятельств.
Также важно учесть, что отдельные категории граждан не могут привлекаться к сверхурочной деятельности. Наличие их согласия на меняет этого правила. В их числе:
- Беременные женщины;
- Сотрудники младше 18 лет;
- Работники, которые работают в компании на основании ученического договора.
Условия сверхурочного труда
Работодатель имеет законное право привлечь работника своего предприятия по необходимости к сверхурочной работе, при этом он может находиться как в служебной командировке, так и выполнять служебные обязанности на рабочем месте, условия регламентированы в ч. 1 ст. 97 ТК РФ.
Законные основания:
- Когда работник написал письменное согласие на сверхурочную работу. Обязательные требования к наличию этого документа регламентировано в ч. 2 ст. 99 ТК РФ.
- Когда сотрудник не написал письменное соглашение на сверхурочную работу, работодатель имеет право привлечь его в форс-мажорных и чрезвычайных ситуациях на предприятии, которые перечислены ч. 3 ст. 99 ТК РФ.
В том случае, если сам работник желает работать дольше своего графика и проявляет инициативу, оставаясь после работы, или трудится в выходные дни, – оплачивать работодатель их не обязан, подробнее в письме Роструда № 3567-6-1.
Есть работники, которых работодатель не имеет права привлекать к работе сверх смены даже по форс-мажорным обстоятельствам, условия и требования регламентированы в ст. 99, ст. 259 и ст. 264 ТК РФ. В этот список входят сотрудники:
- Имеющие детей до 3-х лет.
- Инвалиды.
- Родители или опекуны, у которых на воспитании есть дети до 5 лет и не имеющие супруга.
- Родители детей-инвалидов.
- Сотрудники, которые опекают больных членов семьи.
- Отцы, которые воспитывают детей без матери.
- Опекуны несовершеннолетних детей.
Отметим, что на все эти категории распространяются ограничения по самому факту направления в командировку. Они могут от нее отказаться. По законодательству РФ, переработка не может длиться дольше 4 часов в течение 2-х рабочих дней подряд и 120 часов в год для одного работника. Каждый сверхурочно отработанный час контролирует кадровый работник предприятия, а ответственность несет собственник компании.
Расчет переработки при работе посменно
Для того чтобы рассчитать размер доплаты за переработанное время при пересменке, в первую очередь необходимо определить количество отработанных сверх нормы часов.
При понедельном способе учета выделить отработанные сверх нормы часы достаточно просто. Необходимо лишь знать максимальный норматив длительности трудовой недели для конкретного работающего, установленный законодательно. Все часы, отработанные свыше этого предела, и будут переработкой.
Если же в компании применяется суммированный учет времени работы, то для выяснения длительности переработки необходимо будет рассчитать отработанное время совокупно по всему учетному периоду. Этот момент принципиально важен, так как излишне отработанные часы, выходящие за рамки установленного в законодательстве норматива, являются переработкой только на конец отчетного периода.
К примеру, если в компании для работающих посменно сотрудников отработанное время считается методом суммированного учета с применением отчетного периода в квартал, при стандартной 40-часовой рабочей неделе нормальная продолжительность времени труда в 3-м квартале 2016 года будет следующая:
- июль — 168 часов;
- август — 184 часа;
- сентябрь — 176 часов;
- всего — 528 часов.
Так же прочтите: Непрерывный стаж после увольнения по собственному желанию: значение и выгода
Допустим, сотрудник отработал:
- в июле — 160 часов;
- в августе — 186 часов;
- в сентябре — 186 часов;
- всего за 3-й квартал — 532 часа.
Таким образом, длительность переработки за 3-й квартал 2016 года для этого сотрудника составляет 532 − 528 = 4 часа. Именно эти 4 часа и должны быть компенсированы работнику как отработанные сверхурочно.
Если для выполнения служебного задания сотруднику придется работать дольше
Бывают ситуации, когда во время командировки меняются обстоятельства. Например, руководитель командированного работника понимает, что сотрудник сможет выполнить служебное задание в установленный срок, только если ежедневно будет уделять ему времени больше, чем по графику работы, установленному на его основном рабочем месте.
Превышение ежедневной продолжительности выполнения командированным работником служебного задания над нормальным количеством рабочих часов, установленным для работы на основном рабочем месте, будем называть сверхурочной работой в командировке.
Обратите внимание: этот термин не несет той смысловой нагрузки, которая заложена в понятие «сверхурочная работа» ст. 99 Трудового кодекса и тех же юридических и финансовых следствий. Понятие «сверхурочная работа в командировке» будет использовано для описания алгоритма допустимых действий работодателя, когда обстоятельства требуют, чтобы на исполнение служебного задания в командировке работник потратил дополнительное время.
Приказ о привлечении к сверхурочной работе
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Альдебаран" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 235 ¦
¦ ¦
¦г. Москва 4 июля 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью досрочной наладки оборудования ООО "Феникс" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ 1. Привлечь ведущего специалиста испытательной станции С.П. Плеядова¦
¦с его письменного согласия к сверхурочной работе в командировке 7, 8, 9,¦
¦10 и 11 июля 2014 г. по два часа ежедневно. ¦
¦ 2. Бухгалтеру Л.Д. Следовой произвести оплату сверхурочной работы в¦
¦командировке ведущего специалиста испытательной станции С.П. Плеядова в¦
¦полуторном размере от оклада. Общее количество часов сверхурочной работы¦
¦в командировке - 10. ¦
¦ Основание: служебная записка начальника испытательной станции Ф.И.¦
¦Лампаруса от 04.07.2014, уведомление о привлечении к сверхурочной работе¦
¦N 153 от 04.07.2014 с отметкой работника о согласии. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Тельцов А.А. Тельцов ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦бухгалтер Следова Л.Д. Следова ¦
¦ 4 июля 2014 г.¦
¦ ¦
¦ведущий специалист Плеядов С.П. Плеядов ¦
¦испытательной станции 4 июля 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Время пребывания в командировке компания-работодатель, направившая сотрудника в командировку, будет отражать в табеле учета рабочего времени (см. образец 4 на с. 50) на основании:
- приказа о направлении работника в командировку;
- приказа о привлечении работника к сверхурочной работе в командировке (Письма Минтруда России от 14.11.2013 N 14-2-195 и Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1).
Какой может быть переработка при сменном графике
Сменный график — это расписание, которое составляется, если рабочий день определённых сотрудников вследствие потребностей производства должен быть более длительным, нежели стандартный рабочий день или должен проходить не в рамках с 9-18. При этом и в таком случае могут потребоваться переработки — ещё сверх того более длительного времени, которое сотруднику нужно будет проработать в соответствии со сменным графиком.
При этом в подобных случаях нарушается норма, в соответствии с которой сотрудник не может в течение месяца проработать более 40 часов. Поэтому для таких предприятий водится понятие суммированного времени, которое заключается в том, что сотрудники работают в течение недели более положенного по закону, однако это компенсируется меньшим временем работы в другие месяцы.
В итоге соблюдается норма для более длительного промежутка времени, а именно, месяца, квартала либо года. В общем случае установлено правило, согласно которому максимальный промежуток, в течение которого время может суммироваться, составляет один год. Иначе говоря, недопустима ситуация, когда сотрудник в течение года работает более положенного, а потом компенсирует это менее длительным временем в следующем году. Годовая норма должна соблюдаться.
При этом для сотрудников, которые заняты на производствах опасного или вредного типа, самый длительный период суммированного учёта — это квартал. Иначе говоря, они могут переработать норму для недели или для месяца, но в продолжение каждого отдельного квартала они могут трудиться не более установленной нормы времени. Впрочем, при этом для работников таких производств имеется оговорка, согласно которой учётный период для них всё же может также быть увеличен для года.
Расчет переработки при работе посменно
Для того чтобы рассчитать размер доплаты за переработанное время при пересменке, в первую очередь необходимо определить количество отработанных сверх нормы часов.
При понедельном способе учета выделить отработанные сверх нормы часы достаточно просто. Необходимо лишь знать максимальный норматив длительности трудовой недели для конкретного работающего, установленный законодательно. Все часы, отработанные свыше этого предела, и будут переработкой.
Если же в компании применяется суммированный учет времени работы, то для выяснения длительности переработки необходимо будет рассчитать отработанное время совокупно по всему учетному периоду. Этот момент принципиально важен, так как излишне отработанные часы, выходящие за рамки установленного в законодательстве норматива, являются переработкой только на конец отчетного периода.
Осуществление оплаты сверхурочной работы в командировке
Оплата сверхурочных часов в командировке исходя из общего времени оплачивается по тому же принципу, что и при присутствии человека на своем рабочем месте. Первые 2 часа должны составлять не меньше 1,5 оклада, еще два часа – 2 оклада. Даже если работа простая, но на нее затрачено свободное время сотрудника, она не поддается исключению.
Помимо ТК РФ, компания также может руководствоваться внутренними документами, которые не должны идти в разрез с законодательством страны. В них могут быть указаны следующие пункты:
-
компенсация часов отдыха, которые так и не были использованы;
-
возможное повышение оплаты за выполнение задач повышенной сложности в сверхурочное время;
-
предоставление бонусных выходных дней за счет работодателя;
-
надбавки и премии за сверхурочную работу сотрудников во время служебной поездки;
-
добавление дней к отпуску и т.д.
Какой может быть переработка при сменном графике
Сменный график — это расписание, которое составляется, если рабочий день определённых сотрудников вследствие потребностей производства должен быть более длительным, нежели стандартный рабочий день или должен проходить не в рамках с 9-18. При этом и в таком случае могут потребоваться переработки — ещё сверх того более длительного времени, которое сотруднику нужно будет проработать в соответствии со сменным графиком.
При этом в подобных случаях нарушается норма, в соответствии с которой сотрудник не может в течение месяца проработать более 40 часов. Поэтому для таких предприятий водится понятие суммированного времени, которое заключается в том, что сотрудники работают в течение недели более положенного по закону, однако это компенсируется меньшим временем работы в другие месяцы.
В итоге соблюдается норма для более длительного промежутка времени, а именно, месяца, квартала либо года. В общем случае установлено правило, согласно которому максимальный промежуток, в течение которого время может суммироваться, составляет один год. Иначе говоря, недопустима ситуация, когда сотрудник в течение года работает более положенного, а потом компенсирует это менее длительным временем в следующем году. Годовая норма должна соблюдаться.
При этом для сотрудников, которые заняты на производствах опасного или вредного типа, самый длительный период суммированного учёта — это квартал. Иначе говоря, они могут переработать норму для недели или для месяца, но в продолжение каждого отдельного квартала они могут трудиться не более установленной нормы времени. Впрочем, при этом для работников таких производств имеется оговорка, согласно которой учётный период для них всё же может также быть увеличен для года.