Новые правила учета выставленных и полученных счетов-фактур
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила учета выставленных и полученных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Посредники, освобожденные от уплаты НДС, но при этом в целях предпринимательской деятельности выставляющие и получающие счета-фактуры, обязаны заполнять и сдавать ежеквартально специальную форму журнала учета. При этом не имеет значение налоговая система, по которой работают данные лица.
Структура журнала счетов-фактур
Он состоит из двух таблиц, каждая их которых включает 19 столбцов. Это:
| Часть 1 – выставленные счета-фактуры | Подлежат единой регистрации счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные за истекший налоговый период на бумаге или в электронном виде |
| Часть 2 – полученные счета-фактуры | Аналогично + полученные, в т. ч. после завершения истекшего налогового периода, в котором был составлен счет-фактура покупателю, но до срока сдачи декларации или необходимости представления журнала учета |
Заверение журнала учета счетов-фактур
|
ФОРМА ЖУРНАЛА |
ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ |
| На бумажном носителе | Подписывают до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, – руководитель организации (уполномоченное им лицо) или ИП (уполномоченное им лицо).
Журнал также прошнуровывают, страницы пронумеровывают. |
| За налоговый период в электронном виде | Подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП – при передаче журнала в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ |
Кто и когда его заполняет?
Журнал учета выданных счетов-фактур 2022 заполняют комиссионеры и агенты. Это посредники, действующие от своего имени вместо других людей. Заполняется журнал каждый раз, когда появляется новый документ, требующий учета.
Какие счета-фактуры требуют регистрации? Перечислим:
- выставленные посредниками от их имени покупателю, заинтересованному в приобретении их товаров или услуг;
- выставленные заказчиками покупателю за услуги, реализованные посредником;
- выставленные заказчику посредником за приобретенные для него услуги или товары;
- выставленные продавцом заказчику за приобретенные у него с помощью посредника услуги, товары и права.
Коды видов операций по НДС
Чтобы осуществлять контроль за поставщиками и покупателями при посреднических действиях, необходимо пользоваться специальными кодами (определяющих выполняемые операции), которые проверяются инспекторами налоговой службы. Всего насчитывается 24 основных кода, которые определены ИФНС в одну общую таблицу-классификатор, с пояснениями по их использованию и обозначениям.
Коды и сведения по реквизитам указывают на все виды договорных сделок посредников. Возле каждой операции указывается необходимый код. Такое распределение упрощает проверку и систематизирует выполненные условия взаимодействия контрагентов. При посредничестве реализуемой продукции, принадлежащей конкретному комитенту, процесс сотрудничества отражается не только в специальной книге продаж данного лица, но и во второй части журнала по счетам. Такой процесс предполагает внесение данных по двум частям журнала с помощью кода КВО — 01.
Если посредническая компания реализует товар комитента с одновременной продажей личной продукции, то он будет считаться, и поставщиком, и комиссионером. Здесь компания-посредник обязана оформить счет на весь ассортимент товара (и свой, и реализуемый от лица-комитента). Продавец-посредник должен указать операцию с кодом КВО 15 в книге продаж, а также в журнале по фактурным счетам. Но в книге о покупках он должен поставить код КВО 01.
Затем комитент переделывает фактурный счет – сюда он вносит информацию, касающуюся только личного товара. Здесь используется код 01 для его книги продаж, и второй код – 15 для 2-й части журнала счетов-фактур у посредников.
Исправление журнала после сдачи
Ситуация: должен ли посредник – неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.
Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.
Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.
На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.
Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.
Как исправить журнал
Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.
Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры – № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:
- в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;
- в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.
Кто составляет журнал
Единый журнал по сути объединяет в себе 2 журнала: журнал учета полученных счетов-фактур и журнал учета выставленных счетов-фактур. В форме журнала эти разделы именуются:
- Часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
- Часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Вести данный журнал обязаны определенные лица при выставлении или получении ими счетов-фактур, при этом не важно, являются ли эти лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющиеся налогоплательщиками НДС.
Так, вести журнал должны лица в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом важно учитывать, что в журнале не регистрируются счета-фактуры, выставленные на сумму дохода в виде вознаграждения по указанным выше договорам.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур: кто и когда сдает в 2020
Элемент документооборота, о котором идет речь, а также его форма были введены в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. В соответствующем журнале должны фиксироваться сведения, которые отражают получение предприятием счетов-фактур, выданных контрагентами, а также тех документов, что выставляются партнерам.
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).
Журнал учета счетов-фактур 2020 заполняется поквартально в порядке поступления документов. Правила заполнения и ведения утверждены в Приложении 3 Положения Правительства от 26.12.2011 № 1137 (в ред. от 19.08.2017 № 981).
Журнал учета состоит из двух разделов:
- Выставленные счета-фактуры
- Полученные счета-фактуры
В журнале учета счетов-фактур в 2020 регистрируются документы, связанные с посреднической деятельностью, полученные и выставленные в пользу третьего лица, за исключением:
- на сумму вознаграждения за исполнение функций посредника;
- счет-фактуры выписанные продавцом при получении полной или частичной оплаты за будущую отгрузку товара (услуги).
Особое внимание стоит уделить:
- графе 3 – код вида операции. Если счет-фактура выписан на несколько видов операций с разными кодами, то они вносятся в графу 3 через разделительный знак «;».
- графам с одинаковой информацией в разных частях.
Наименование продавца, ИНН, КПП, номер счет-фактуры должны совпадать. Если данные расходятся, то при отправке отчета появится ошибка.
| Часть 1 «Выставленные счета-фактуры» | Часть 2 «Полученные счета-фактуры» |
| 8 | 10 |
| 9 | 11 |
| 12 | 4 |
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2020 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.
Как исправлять ошибки
Правила внесения изменений в журнал учета, исправления в нем ошибок приведены в новой редакции пункта 12 Правил ведения журнала учета.
Новая редакция пункта 12 правил ведения журнала содержит инструкцию относительно того, как вносить изменения в журнал, в том числе после завершения налогового периода. Запись, которая нуждается в исправлении, зачеркивать не надо. Вместо этого следует сделать две новые записи в том же периоде. Первая — это «исходная», то есть неправильная запись, с отрицательным значением. Вторая — это исправленная запись с положительным значением.
При удалении из журнала ошибочно сделанной записи зачеркивание тоже не применяется. В этом случае достаточно внести в этот же период точно такую же запись, но с отрицательным значением.
Если указанные выше исправления совершены в том или ином периоде после того, как декларация по НДС за этот период уже сдана, посредник должен представить «уточненку».
Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур 2018-2019
Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение —достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.
В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры.
При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются.
Не нарушит ли агент закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?
Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур
Помимо выписки счетов-фактур налогоплательщик обязан вести журналы учета выданных и полученных счетов-фактур. Такое требование возложено на налогоплательщика НДС положениями п. 3 ст. 169 НК РФ и, конечно же, Постановлением N 914.
Отметим интересную особенность: несмотря на требование в обязательном порядке вести эти журналы, и законодатель, и Правительство Российской Федерации в своих Правилах «забыли» указать, по какой форме они должны заполняться. Конечно, в таком случае налогоплательщик может просто-напросто отказаться от ведения данного налогового регистра, тем более что в НК РФ не предусмотрена ответственность налогоплательщика за отсутствие журналов учета счетов-фактур и книг продаж (покупок). Это подтверждают примеры из арбитражной практики. Суды в своих решениях основываются на том, что названные документы первичными учетными и расчетными документами не являются, в связи с чем их отсутствие или непредставление налоговому органу не может служить основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 3 августа 2005 г. N Ф04-4932/2005(13558-А46-6).
Однако мы не советуем вам этого делать, так как иногда данные этих журналов могут помочь в разрешении конфликтных ситуаций при проверке. Например, не исключена ситуация, что налоговый орган попытается отказать налогоплательщику в вычете по счету-фактуре, выставленному продавцом в январе, включенном в налоговую декларацию за февраль. Учитывая, что доставка корреспонденции в организацию почтой иногда оставляет желать лучшего, случаи поступления счетов-фактур с большим опозданием не редкость.
Несмотря на то что работники Министерства финансов Российской Федерации в своих разъяснениях, в частности в письме от 23 июня 2004 г. N 03-03-11/107, указывают на то, что в этом случае право на вычет у налогоплательщика возникает в том налоговом периоде, когда счет-фактура поступил в организацию, арбитражная практика свидетельствует о том, что эта ситуация является предметом спора между налогоплательщиками и контролирующими органами. Доказательством тому выступает Постановление ФАС Московского округа от 29 ноября 2004 г. N КА-А40/10196-04.
Но ведь «бегать» в суд по малейшему поводу — процедура не из приятных, тем более что избежать спора с налоговиками поможет именно журнал полученных счетов-фактур. В соответствии с п. 2 Правил, утвержденных Постановлением N 914 покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в указанном регистре именно по мере поступления счетов-фактур от продавцов.
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.
Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.
Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. Но кардинально поменялись правила работы с журналом. Они следующие:
- ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
- оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
- вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
- записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
- заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
- внимательно проверяйте коды операций
- после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
- ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
- храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.
Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.
Как вносить изменения в журнал
Новая редакция пункта 12 правил ведения журнала содержит инструкцию относительно того, как вносить изменения в журнал, в том числе после завершения налогового периода. Запись, которая нуждается в исправлении, зачеркивать не надо. Вместо этого следует сделать две новые записи в том же периоде. Первая — это «исходная», то есть неправильная запись, с отрицательным значением. Вторая — это исправленная запись с положительным значением.
При удалении из журнала ошибочно сделанной записи зачеркивание тоже не применяется. В этом случае достаточно внести в этот же период точно такую же запись, но с отрицательным значением.
Важная деталь: если указанные выше исправления совершены в том или ином периоде после того, как декларация по НДС за этот период уже сдана, посредник должен представить «уточненку».