Обязательные документы при увольнении работника в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные документы при увольнении работника в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой договор является одним из основных документов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Он заключается при приеме на работу и содержит важные условия, права и обязанности обеих сторон.
Справка о заработной плате
Справка о заработной плате является одним из необходимых документов при увольнении сотрудника. Она содержит информацию о заработной плате сотрудника за определенный период времени.
Справка о заработной плате содержит следующую информацию:
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Должность сотрудника;
- Название и реквизиты организации;
- Период, за который выдается справка;
- Детализацию заработной платы, включая фиксированную и переменную части;
- Вычеты и удержания с заработной платы;
- Итоговую сумму, которая была начислена сотруднику за указанный период времени.
Справку о заработной плате обычно выдает бухгалтерия организации. Сотрудник может запросить ее перед увольнением в целях подтверждения своих доходов или для подачи в налоговую службу.
Справка о заработной плате может быть необходима для:
- Получения пособия по безработице;
- Подтверждения дохода при оформлении ипотеки или кредита;
- Рассмотрения заявления о предоставлении больничного листа;
- Участия в конкурсе на получение жилья или социальных льгот;
- Прочих случаях, требующих подтверждения доходов сотрудника.
Как стало в 2023 и 2024 годах
С 1 января 2023 года вступили в силу формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения повлияли на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 и 2024 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Заполнение трудовой при увольнении
Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.
После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.
Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Расчет и выплата денежных средств:
При увольнении сотрудника в 2024 году, работодатель обязан выполнить ряд действий по расчету и выплате необходимых денежных средств. Сотрудник должен подать заявление о расторжении трудового договора, после чего работодатель выдает ему приказ о увольнении.
При расчете денежных средств работодатель обязан учесть следующие выплаты:
| Справка | Документы | Выплата |
|---|---|---|
| Заработная плата | Табель учета рабочего времени | Выплачивается сотруднику по окончании трудового договора, исходя из отработанных им часов и ставки заработной платы. |
| Компенсации | Документы, подтверждающие право на компенсацию (например, медицинские справки) | Выпются в случае увольнения сотрудника по указанным в законодательстве основаниям. |
| Пособия | Документы, подтверждающие право на пособие (например, справка о рождении ребенка) | Выплачиваются в случае увольнения по определенным основаниям, указанным в законодательстве. |
Справка об отпуске: информация о неиспользованном отпуске
В случае увольнения сотрудника в 2024 году, ему должна быть выдана справка об отпуске, в которой указывается информация о неиспользованном отпуске.
Справка об отпуске является важным документом при увольнении, поскольку она отражает количество дней отпуска, которые сотрудник не использовал на момент его ухода из компании. Эта информация имеет значение для последующего признания и компенсации неиспользованного отпуска.
В справке об отпуске должно быть указано общее количество дней, доступных сотруднику по его трудовому договору на текущий год, а также количество дней, которые сотрудник не использовал на момент увольнения. Справка должна быть подписана руководителем организации и скреплена печатью компании.
Сотруднику следует обратиться в отдел кадров или к руководителю для получения справки об отпуске при увольнении. Этот документ будет необходим для последующего учёта его прав на компенсацию неиспользованного отпуска при уходе из компании.
Важно сохранить справку об отпуске при увольнении в личных архивных материалах, поскольку она может потребоваться в будущем для подтверждения неиспользованного отпуска и получения соответствующей компенсации или в случае возникновения спора с работодателем по этому вопросу.
Заявление на выплату долга по заработной плате
При увольнении в 2024 году сотруднику предоставляется возможность подать заявление на выплату долга по заработной плате, если он имеет неоплаченную часть зарплаты за предыдущий период.
Для получения выплаты долга по заработной плате следует обратиться к работодателю или кадровой службе с заявлением о выплате задолженности.
Заявление должно содержать следующую информацию:
| Информация | Детали |
|---|---|
| ФИО | Указать свои полные фамилию, имя и отчество |
| Должность | Указать название должности, которую занимали на момент увольнения |
| Период задолженности | Указать даты, за которые требуется выплата задолженности, например, за последний месяц работы или за конкретный период |
| Сумма задолженности | Указать точную сумму неоплаченной части заработной платы |
| Реквизиты банковского счета | Указать реквизиты своего банковского счета для получения денежных средств (номер счета, банк, БИК, корреспондентский счет) |
Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году
При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.
Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.
| Назначение документа | Было в 2022 году | Стало с 2023 года |
|
Трудовая книжка |
Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р) | |
| Сведения о доходах в месяце увольнения | Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ) | |
| Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности |
Справка 182н |
— |
| Сведения о застрахованном лице | Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы | Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения |
| Сведения о взносах | Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы | |
| Сведения о стаже | Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения | Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1) |
Документы, связанные с работой
Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:
-
копии приказа о приеме на работу;
-
копии приказов о переводах на другую работу;
-
копии приказа об увольнении с работы;
-
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
-
сведения о периоде работы у данного работодателя.
Обязательные документы
При увольнении в 2024 году сотрудник должен получить определенный перечень документов, среди них есть обязательные документы, которые необходимо получить в любом случае.
- Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает трудовую деятельность сотрудника. Именно трудовая книжка содержит всю необходимую информацию о сотруднике.
- Заявление об увольнении — документ, который подписывается сотрудником при увольнении из организации. В заявлении указываются причины увольнения и желаемый срок выхода на работу.
- Расчётный листок — документ, который содержит информацию о заработной плате сотрудника, которую он получил за последний период работы в организации. Также в расчётном листке указаны налоги и взносы, удержанные из заработной платы.
Главное различие между обязательными документами и необязательными документами — в их выдаче. Обязательные документы должны быть выданы сотруднику независимо от обстоятельств, они являются основными документами, подтверждающими трудовую деятельность.
Документы, связанные с недвижимостью
При увольнении в 2024 году имеет значение наличие всех необходимых документов, в том числе связанных с недвижимостью. В 2022 году было введено несколько изменений, касающихся выдачи указанных документов.
В частности, стало обязательным предоставление сведений о наличии недвижимости у увольняемого сотрудника в качестве единого реестра, который формируется на момент разрыва трудового договора. Кроме того, необходимо предоставление справки из Росреестра об отсутствии записей в ЕГРН об ипотеках, обременениях и залогах на указанную недвижимость.
Следует также учесть, что в ряде случаев требуются дополнительные документы, в том числе выписки из домовой книги, договоры аренды, сведения о регистрации права на недвижимость и др. Для более детальной информации рекомендуется обратиться к юристу.
В целом, все описанные документы связанны с тем, чтобы сотрудник мог подтвердить наличие или отсутствие недвижимости, а также предоставить сведения о возможных обременениях данного имущества.
- Список необходимых документов:
- Сведения о недвижимости в едином реестре
- Справка из Росреестра об отсутствии записей в ЕГРН об ипотеках, обременениях и залогах на указанную недвижимость
- Выписки из домовой книги
- Договоры аренды
- Сведения о регистрации права на недвижимость
Какие отчёты нужно сдать при увольнении сотрудника
Отдельно отметим отчёты, которые работодатель должен отправить в ИФНС и в СФР по факту увольнения работников и исполнителей по договорам ГПХ. Их немного, но опаздывать со сдачей нельзя. С 1 января 2023 года их перечень также претерпел значительные изменения:
| Было до 2023 года | Стало с 01.01.2023 года | Получатель | Сроки |
|---|---|---|---|
| СЗВ-М | Персонифицированные сведения о физлицах | ИФНС | до 25 числа следующего за месяцем увольнения |
| СЗВ-ТД | Подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 | СФР | на следующий рабочий день после издания приказа об увольнении |
| СЗВ-СТАЖ | Подраздел 1.2 отчёта ЕФС-1 | СФР | в течение 3 рабочих дней после увольнения, если причина увольнения — выход на пенсию; во всех остальных случаях — до 25 января следующего года |
| РСВ (раздел 3) | РСВ (раздел 3) | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| 4-ФСС | Раздел 2 отчёта ЕФС-1 | СФР | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| ДСВ-3 | Подраздел 3 отчёта ЕФС-1 | СФР | для работника, за которого начислялись взносы по накопительной пенсии — до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения; по остальным работникам сдавать не нужно |
| 6-НДФЛ | 6-НДФЛ | ИФНС | до 25 числа месяца, следующего за кварталом увольнения |
| приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | приложение 1 к 6-НДФЛ (справка о доходах и налогах) | ИФНС | до 25 февраля следующего года |
Ответственность работодателя
В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.
Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.
Что изменится при выдаче сведений сотруднику в 2024 году?
С наступлением 2024 года в процессе выдачи сведений сотруднику при увольнении на предприятии стали действовать новые правила и документы. В чем заключается различие между процедурой выдачи сведений в 2022 и 2024 году?
Одной из основных изменений стало внедрение электронного документооборота на предприятии. Теперь сведения о работнике, включая выписку из трудовой книжки и форму ЕФС-1 (расчетный листок 2024 года), могут быть предоставлены в электронном виде. Вместо бумажных документов сотруднику будут выдаваться ссылки на электронную базу данных, где он сможет ознакомиться с необходимыми сведениями.
Кроме того, ситуация с невыдачей сведений также изменилась. Если раньше предусматривались штрафы за невыдачу сведений сотруднику при увольнении, то сейчас эти штрафы отменили. Однако, предприятия все равно обязаны предоставить сотруднику необходимые документы в обязательные сроки.
Какие документы будут выдаваться сотруднику при увольнении в 2024 году? Это расчетный листок 2024 года (ЕФС-1), выписка из трудовой книжки, а также кадровый отчет по форме 16 (отчет об увольнении). Сотрудник имеет право на получение всех этих документов в полном объеме, чтобы иметь возможность подтвердить трудовой стаж и правомерность получения заработной платы.
Таким образом, в 2024 году процедура выдачи сведений сотруднику при увольнении изменится за счет внедрения электронного документооборота и отмены штрафов за невыдачу документов. Важно знать свои права и обязанности в данном процессе, чтобы обеспечить себе полное и точное предоставление необходимых сведений.
Справки при увольнении
Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:
- по нетрудоспособности;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком.
В справке нужно указать:
- сведения о работодателе;
- сведения о работнике;
- выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
- количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).
Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:
- по форме СЗВ — М;
- по форме СЗВ – СТАЖ;
- раздел 3 расчёта по страховым взносам.
Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.
Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.
Это можно сделать 2 способами:
- можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
- можно завести отдельный журнал.
Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.
Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.
В поле «Признак» нужно указать:
- 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
- 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.
Документы по просьбе работника: правила и порядок их выдачи
При увольнении работника предприятием или организацией ему должен быть выдан определенный набор документов. Сроки выдачи и порядок заполнения этих документов регулируются Трудовым кодексом.
Одним из основных документов, который получает работник при увольнении, является трудовая книжка. В ней должна содержаться вся информация, касающаяся трудовой деятельности на предприятии. Трудовая книжка дополняется отделом кадров предприятия и выдается работнику при увольнении.
Важным документом является также табель учета рабочего времени и подтверждения оплаты труда. В табеле учета рабочего времени отображается информация об общем количестве дней, часов, детально отработанных и неотработанных дней, а также о наложенных взысканиях.
Расчетная ведомость предоставляется работникам для ознакомления с последними расчетами их заработной платы. В ней отражаются все начисления и резервы, а также сумма, которую сотрудник получает по окончании трудовой деятельности.
По желанию работника ему может быть выдана дополнительная документация, необходимая для дальнейшего трудоустройства. Это могут быть выписки из трудовой книжки, персонифицированные информационные листы (EFS-1), отчеты о работе и другие документы.
В случае невыдачи или непередачи этих документов работнику он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении своих прав. В этом случае компания или агентство могут быть наказаны штрафом за непредоставление запрашиваемой работником документации.
При оформлении на работу важно соблюдать правила и порядок выдачи документов. Это позволит избежать проблем, споров и условий для дальнейшего трудоустройства сотрудника на другом предприятии или в другой организации.