Сувениры представительские расходы в бюджетном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сувениры представительские расходы в бюджетном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Расходы на сувенирную продукцию относятся к рекламным. Последние, в свою очередь, снижают налогооблагаемую прибыль. Они будут относиться к прочим расходам на производство и реализацию на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Перечень представительских трат

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».

Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т. е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия. Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане. Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

• на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Какие расходы попадают под классификацию «представительские»

Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно п.2 ст.264 НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:

• переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;
• заседаний совета правления (директоров).

Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:

• на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;
• на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;
• услуги переводчика.

Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.

Основания для приобретения сувенирной продукции и подарков.

Бюджетное учреждение осуществляет свою деятельность согласно предмету и целям деятельности, определенным в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, муниципальными правовыми актами и уставом (п. 2 ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях[1]). Таким образом, приобретение сувенирной продукции и подарков должно отвечать целям деятельности учреждения.

В частности, бюджетное учреждение может принимать участие в реализации государственных программ (программ муниципалитета) «Развитие физической культуры и спорта» и быть организатором спортивного мероприятия. В случае если мероприятие проводится за счет средств бюджета, порядок проведения такого мероприятия и норматив расходов по нему устанавливаются нормативными актами. В качестве примера данного нормативного акта можно привести Приказ комитета по физической культуре и спорту Ленинградской области от 03.09.2018 № 5-о «Об утверждении положения о порядке финансового обеспечения за счет средств бюджета Ленинградской области мероприятий в сфере физической культуры и спорта, включенных в планы реализации государственных программ Ленинградской области».

В этом случае органом исполнительной власти, исполняющим функции и полномочия учредителя (далее – учредитель):

• утверждается положение (регламент) мероприятия;

• определяются условия и календарный план его проведения;

• определяются условия допуска к участию спортсменов;

• устанавливается порядок выявления лучшего участника или лучших участников;

• разрабатывается порядок организационного и иного обеспечения проводимого мероприятия;

• обеспечивается финансирование мероприятия в утвержденном им порядке.

При проведении мероприятий утверждаются:

• положение о проведении мероприятия;

• смета, включающая количественный состав участников мероприятия, срок его проведения, статьи расходов.

Учреждения, принимающие участие в реализации государственных программ Ленинградской области «Развитие физической культуры и спорта в Ленинградской области»:

• получают денежные средства в виде субсидии на выполнение государственного задания и субсидии на иные цели (для получения средств между учреждением и учредителем заключается соглашение);

• расходуют средства на организацию проведения мероприятий на основании плана финансово-хозяйственной деятельности и сметы проведения мероприятия.

В этом случае при приобретении сувенирной продукции и ценных подарков следует исходить из норм, установленных учредителем. Из рассматриваемого нами положения вытекает, что награждение участников торжественных мероприятий медалями, дипломами, спортивными призами, наградами (памятными медалями, призами и пр.), сувенирами, денежными призами, цветами осуществляется в пределах норм, установленных учредителем в программе проведения торжественных мероприятий.

Нормы оплаты услуг (работ) по обеспечению спортивными призами, наградами и наградной атрибутикой победителей, призеров и участников физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий

Призовые места	Стоимость спортивных призов, наград (памятные медали, призы, кубки и пр.), руб.	Стоимость медали, руб.	Стоимость диплома (грамоты), руб.	Денежные призы
Командные	Личные
Приз Губернатора Ленинградской области
I место	До 6 000	До 6 000	До 200	До 50	В соответствии с правилами проведения соревнований
II место	До 5 000	До 5 000
III место	До 4 000	До 4 000

Документы, подтверждающие передачу сувениров

Передача сувениров осуществляется на основании документов. Каждый метод передачи предполагает оформление отдельного перечня бумаг:

• Официальные представительские мероприятия. Нужно выпустить приказ руководителя о расходах на определенные цели, оформить смету представительских трат, отчет по представительским тратам. В последнем нужно зафиксировать цель проведения мероприятия, итоги его проведения, расходы на сувенирную продукцию.
• Подарки к праздникам. Сувениры могут использоваться в качестве подарков к праздникам. В этом случае выпускается приказ руководителя. В нем указываются лица, ответственные за раздачу подарков. Также оформляются эти документы: требование-накладная, отчет ответственного лица.

Как вести бухгалтерский учет сувенирной продукции

В зависимости от целей приобретения (изготовления) сувенирной продукции она может учитываться на следующих счетах:

• 0 105 08 000 «Товары» — если сувениры приобретены у сторонних лиц и предназначены для продажи;
• 0 105 07 000 «Готовая продукция» — если сувениры изготовлены собственными силами учреждения и предназначены для реализации;
• забалансовый счет 07 — если сувениры приобретены в целях награждения (дарения). Причем с 2019 года и такие сувениры, скорее всего, надо будет учитывать на балансе в составе материальных запасов.

Источниками поступления материалов согласно стандарту являются:

• приобретение;
• получение от иных организаций;
• создание для использования в собственной деятельности;
• изготовление для отчуждения (реализации).

Единицу учета МПЗ учреждение выбирает самостоятельно. Это могут быть (п. 8 ФСБУ «Запасы»):

• номенклатурные (реестровые) единицы;
• партии, однородные (реестровые) группы запасов. В этом случае должен обеспечиваться аналитический учет запасов, порядок ведения которого прописывается в учетной политике.

Если к учету принимаются запасы, которые могут быть использованы более 12 месяцев, учреждение (специальная комиссия) должно определить срок их полезного использования.

Материалы приходуются учреждениями на основании первичных документов по первоначальной стоимости (до вступления в силу нового ФСБУ оценку предписывалось производить по фактической стоимости). Порядок расчета первоначальной стоимости зависит от способа поступления активов и подробно описан в пп. 19-26 ФСБУ «Запасы».

Также учреждениям предписано производить последующую переоценку запасов с созданием резерва. Правила прописаны в пп. 29-33 ФСБУ «Запасы». В некоторых случаях возможно делать реклассификацию запасов, т. е. их перенос в другую группу запасов или даже в иную категорию активов (например, в ОС). Порядок и условия закреплены в п. 27 ФСБУ.

Категории представительских расходов

Представительские расходы представляют собой затраты, связанные с руководящей деятельностью и включающие организацию встреч, переговоров, расходы на питание, подарки и тому подобное. В законодательстве установлены определенные категории, по которым могут быть учтены такие расходы.

1. Расходы на предоставление платежных средств и возврат платежных средств

• Комиссии банков или платежных систем за перевод денежных средств;
• Расходы на оформление внутренних документов по переводу денежных средств;
• Расходы на возврат денежных средств получателю.

2. Расходы на услуги по транспортировке

• Расходы на перелеты (билеты, дополнительные услуги);
• Расходы на прокат автомобиля;
• Расходы на такси или другие виды транспортировки;
• Расходы на парковку, штрафы за нарушение ПДД.

3. Расходы на проживание

• Расходы на отель или гостиницу;
• Расходы на обслуживание и обследование номера;
• Расходы на питание в отеле или гостинице;
• Расходы на бытовые услуги (стирка, глажение).

4. Расходы на питание

• Расходы на рестораны и кафе;
• Расходы на банкеты, деловые завтраки и обеды;
• Расходы на доставку пищи;
• Расходы на продукты для приготовления пищи.

5. Расходы на проведение мероприятий и организацию встреч

• Расходы на аренду помещений для проведения мероприятий;
• Расходы на декорации и оборудование;
• Расходы на аренду техники;
• Расходы на приглашение спикеров и артистов;
• Расходы на оформление и печать материалов;
• Расходы на организацию трансфера гостей.

6. Расходы на подарки и сувениры

• Расходы на подарки для партнеров, клиентов и коллег;
• Расходы на сувениры с логотипом компании;
• Расходы на упаковку подарков;
• Расходы на доставку и отправку подарков.

7. Прочие расходы

• Расходы на бизнес-ланчи и светские мероприятия;
• Расходы на затраты на услуги перевода;
• Расходы на услуги экскурсовода;
• Расходы на услуги переводчика;
• Расходы на услуги репетитора.

Анализ эффективности представительских расходов

Представительские расходы являются неотъемлемой частью бизнеса, и их эффективность необходимо анализировать. Анализ эффективности представительских расходов поможет компаниям оценить, насколько они затрачиваются на достижение поставленных целей и задач.

Важно понимать, что представительские расходы носят рекламный и имиджевый характер и направлены на установление и поддержание деловых отношений с партнерами, клиентами и потенциальными инвесторами. Они могут включать в себя ресторанную или гостиничную услуги, подарки, события и мероприятия.

Для анализа эффективности представительских расходов рекомендуется использовать следующие шаги:

1. Установление целей и ожиданий. Определите, что вы хотите достичь с помощью представительских расходов. Например, повышение узнаваемости бренда, привлечение новых клиентов или поддержание долгосрочных отношений с партнерами.
2. Определение бюджета. Установите, сколько вы готовы потратить на представительские расходы и какой процент от общего бюджета компании это составляет.
3. Выбор метрик и инструментов измерения эффективности. Определите, какие показатели вы будете использовать для оценки эффективности представительских расходов. Например, узнаваемость бренда, уровень продаж, количество новых контактов.
4. Анализ результатов. После проведения представительских мероприятий и расходов проанализируйте полученные результаты. Сравните фактические показатели с целями и ожиданиями, и определите, насколько эффективны были представительские расходы.

Анализ эффективности представительских расходов поможет компаниям определить, какие стратегии и тактики наиболее успешны и какие нужно изменить или улучшить. Данные полученные в результате анализа могут быть полезны при формировании бюджета на следующий период и планировании представительских расходов.

Пример анализа эффективности представительских расходов

Мероприятие	Цель	Фактические результаты	Оценка эффективности
Ужин с партнерами	Установление долгосрочных отношений	Партнеры проявили интерес, начали сотрудничество	Эффективно
Корпоративное мероприятие	Увеличение узнаваемости бренда	Было привлечено внимание СМИ, увеличилось количество запросов	Эффективно
Подарки клиентам	Повышение лояльности клиентов	Клиенты остались довольными, сделали повторные покупки	Эффективно

С 1 января 2023 года в бюджетных учреждениях будут введены новые ограничения по представительским расходам. В связи с усилением контроля и оптимизацией расходов, сотрудники учреждений ограничены в возможности использовать бюджетные средства на проведение представительских мероприятий.

В рамках новых правил, сотрудники бюджетных учреждений смогут проводить представительские мероприятия только при наличии решения руководства о необходимости таких расходов. Это требование направлено на более тщательное планирование и контроль расходов, чтобы избежать ненужных трат и их возможного злоупотребления.

Кроме того, новые ограничения предусматривают установку конкретных пределов расходов на представительство. Руководство учреждений будет иметь возможность задавать ограничения в соответствии с бюджетными возможностями и потребностями учреждения. Это позволит более эффективно планировать расходы и использовать средства бюджета с учетом всех необходимых условий.

Документальное оформление вручение сувенирной и подарочной продукции.

Как мы отметили выше, любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Вручение подарочной и сувенирной продукции не является исключением. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они:

• составлены по унифицированным формам документов (см. Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н);

• разработаны учреждением самостоятельно, но содержат обязательные для первичного учетного документа реквизиты (применяются, если Минфином не установлены обязательные для оформления факта хозяйственной жизни субъекта учета формы документов).

Приобретение материалов в 2022 году: какой КОСГУ применить

Без приобретения имущества не обходится жизнь ни одного учреждения государственного сектора. Буквально в прошлом году при отнесении таких расходов на код КОСГУ должностным лицам нужно было ответить на один вопрос: основное средство приобретается или материальный запас, и применить статью 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Начиная с 1 января 2022 года, появился второй вопрос: если приобретаются материальные запасы, то к какой группе они относятся и на какую подстатью детализированной теперь статьи 340 КОСГУ отнести расходы на их приобретение. На второй вопрос и ответим в нашей статье.

• подарочная и сувенирная продукция, не предназначенная для дальнейшей перепродажи;
• специальная продукция, бланки строгой отчетности;
• бутилированная питьевая вода, если у организации отсутствует система централизованного питьевого водоснабжения, либо органом санитарно-эпидемиологического надзора или лабораторией организации, эксплуатирующей системы водоснабжения, выдано заключение о признании воды несоответствующей санитарным нормам.

Учет призов и подарков

По завершении мероприятия необходимо произвести списание призов и подарков, выданных победителям и награжденным. Списывать призы и подарки следует на основании оформленного соответствующим образом акта об их списании с приложением списка победителей и награжденных. Бухгалтерский учет призов и подарков Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации Оплату расходов отражают по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Второй — купленные ценности предназначены для последующего награждения (дарения). В таком случае их стоимость в составе нефинансовых активов учреждения не отражают.
Ее единовременно включают в текущие расходы учреждения и учитывают по статье статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Аналогичного мнения придерживаются и независимые специалисты.

Какие расходы считаются представительскими в командировке

Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.

Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.

Представительские расходы в служебной поездке в налоговом учете учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете такие расходы признаются полностью.

Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2).

При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Правила учета представительских расходов

При учете представительских расходов в 2024 году необходимо соблюдать определенные правила и предоставить соответствующие документы. Вот основные требования, которые следует учитывать при оформлении учета представительских расходов:

1. ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ УЧЕТА:

• Договор или иной документ, подтверждающий факт представительства;
• Квитанция или счет, выставленный на организацию, осуществляющую представительские услуги;
• Кассовый чек, если представительский расход производится наличными средствами;
• Сопроводительный отчет, содержащий информацию о цели и результате представительских затрат.

Представительский расход необходимо фиксировать в организационных документах организации, а также вести учет в бухгалтерской программе.

ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ РАСХОДОВ:

Представительские расходы относятся на счетах бухгалтерии к затратам на рекламу и PR, если они были совершены с целью продвижения бренда, привлечения клиентов и улучшения имиджа компании.

ВЕДЕНИЕ УЧЕТА:

В бухгалтерской программе необходимо вести отдельный раздел, посвященный представительским расходам. В нем должна быть информация о дате затрат, их сумме, цели и результате.

СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Документы, подтверждающие представительские расходы, необходимо хранить в течение 5 лет с момента окончания отчетного периода.

Особенности учета в 2024 году

В 2024 году были внесены определенные изменения в учет представительских расходов. Для правильного учета и получения возможных налоговых вычетов необходимо соблюдать требования и предъявлять определенные документы.

Вот основные особенности учета представительских расходов в 2024 году:

Тип расходов	Документы
Представительские расходы на услуги ресторанов и кафе	Кассовые чеки или счета-фактуры, содержащие информацию о дате, наименовании, стоимости и количестве заказанных блюд и напитков.
Представительские расходы на подарки и сувениры	Накладные или счета-фактуры, оформленные на предоставленные подарки и сувениры. Документы должны содержать информацию о наименовании подарка, его стоимости и получателе.
Представительские расходы на бизнес-мероприятия (конференции, выставки и пр.)	Договоры или счета-фактуры с указанием наименования мероприятия, его даты, стоимости участия и количества участников.

Это лишь некоторые особенности учета представительских расходов в 2024 году. Важно досконально изучить требования налогового законодательства и соблюдать их при учете данных расходов, чтобы избежать возможных проблем с налоговыми органами и получить максимальную выгоду от возможных налоговых вычетов.

Порядок учета расходов на представительство и доступные методы оценки

Для учета представительских расходов в 2024 году необходимо соблюдать определенный порядок и предоставить необходимые документы. Одним из основных документов является накладная на товары, предоставляемые для нужд представительства. Также для подтверждения расходов могут использоваться счета-фактуры, акты, договоры и другие документы, отражающие факт приобретения или предоставления услуг.

• Накладная на товары – документ, который подтверждает передачу товаров и услуг для нужд представительства организации. В накладной указываются данные о товаре, его количестве, стоимости и других существенных характеристиках. Накладная должна быть оформлена согласно установленной форме и подписана ответственным лицом.
• Счета-фактуры – документы, выписываемые продавцом в случае приобретения товаров или услуг для нужд представительства. Счет-фактура содержит информацию о стоимости товаров или услуг, а также указывает налоговые ставки и суммы налога.
• Акты – документы, составляемые в случае предоставления услуг или выполнения работ для представительства организации. Акт содержит информацию о характере и объеме выполненных работ или предоставленных услуг, а также их стоимости.
• Договоры – заключаемые организацией с контрагентами документы, содержащие условия предоставления товаров или услуг для нужд представительства.

При проведении бухгалтерских операций по учету представительских расходов существуют различные методы оценки их стоимости. Одним из таких методов является оценка по фактической стоимости, когда расходы учитываются по их реальной стоимости на момент приобретения или предоставления. Вторым методом является оценка по себестоимости, при которой расходы учитываются по себестоимости производства товаров или оказания услуг.

Также существуют специфические методы оценки представительских расходов, которые применяются в определенных ситуациях. Например, метод оценки по востребованности, когда стоимость расходов определяется исходя из необходимости предоставления услуги или приобретения товара в конкретный момент времени.

Представительские расходы и их значение в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете представительские расходы зачисляются на счета предприятия по документам, подтверждающим факт и основание их происхождения. Основная задача бухгалтера – корректно и полно отразить такие расходы в учете и представить достоверную и полную финансовую информацию.

Перечень документов, которые необходимо предоставить для учета представительских расходов, включает следующие:

1. Акт оказанных услуг или выполненных работ – документ, подтверждающий факт предоставления услуг или выполнения работ по представительским расходам.
2. Договор или соглашение – документы, устанавливающие условия сотрудничества или оказания услуг и служащие основанием для осуществления представительских расходов.
3. Кассовый ордер – документ, подтверждающий произведенные расходы из кассы предприятия и содержащий сведения о получателе средств и их назначении.
4. Банковская выписка – документ, отражающий операции по расчетам с использованием банковских счетов предприятия и в котором указываются суммы представительских расходов.

Представительские расходы играют важную роль в бухгалтерском учете, так как правильное отражение этих расходов позволяет получить реалистическую информацию о финансовом состоянии предприятия и его эффективности. Правильный учет представительских расходов также помогает в оптимизации бизнес-процессов и финансового планирования предприятия.

Похожие записи:

• Страховые выплаты военнослужащим и сотрудникам МВД в 2023 году
• Какие документы должен иметь при себе водитель?
• Можно ли пить алкоголь в самолете в 2024 году