Плюсы и минусы электронного документооборота

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы и минусы электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая помогает обмениваться документами в электронном виде с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

Электронный документ — цифровой вариант физического документа. Таким образом можно передать любой документ: договор, счёт, акт, служебную записку, УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактуру.

Электронные документы хранятся и обрабатываются с помощью компьютера и специальных сервисов — систем ЭДО. Это такие программы, которые либо устанавливаются на компьютер, как обычный софт, либо работают через интернет, как облачные сервисы. С их помощью можно передавать документы внутри компании либо другим организациям с помощью компьютера.

Как работать в системе электронного документооборота (СЭД)

Независимо от того какого размера бизнес, крупная корпорация, или ИП, происходит ли обмен документами внутри компании или между организациями, принцип работы СЭД одинаков.

Алгоритм работы:

1. Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет через оператора ЭДО Получателю.

2. После ознакомления с документом Получатель либо отклоняет документ (это происходит в том случае, если обнаружены ошибки и нужны корректировки в документе), либо подписывает своей электронной подписью.

3. Отправитель получает подписанный контрагентом документ. Если документ был отклонен, то отправитель либо вносит исправления в старый документ, либо создает новый документ.

Какие документы перевести в электронный вид

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, большинство кадровых документов в бухгалтерии можно оформлять в электронном виде по решению работодателя. Однако существуют исключения, такие как бумажные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, а также документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда и технике безопасности.

В сфере бухгалтерского учета особенно важно перевести в электронный вид формы, определенные приказом Министерства финансов Российской Федерации № 61н. Он включает 14 первичных документов и три учетных регистра, для которых были созданы унифицированные бланки специально для электронного документооборота.

Также в приказе Минфина от 30.03.2015 года № 52н указаны электронные формы, которые необходимо использовать для оформления служебных командировок (формы 0504512, 0504513, 0504515, 0504516) и электронной кассовой книги (форма 0504514).

Перевод этих документов в электронный вид позволит упростить и ускорить бухгалтерский учет, сократить использование бумажных носителей, а также повысить точность и надежность финансовой отчетности. Важно учесть все аспекты, чтобы переход прошел гладко и успешно.

Как выбрать подходящую систему

Чтобы работать в ЭДО, нужно получить электронную подпись, а потом выбрать систему. Система электронного документооборота — это программа для работы с электронными документами. Выбирают исходя из объема документов, которыми планируют обмениваться, и числа сотрудников, которые будут с документами работать.

Также можно выяснить, какую систему используют контрагенты и партнеры и подключить аналогичную. Тогда можно будет обмениваться файлами напрямую, без роуминга.

При выборе системы смотрите на следующее параметры:

• Тарифы. Изучите, за что придется платить. Например, в одних системах внешний документооборот дороже, чем внутренний, а других нет разницы в стоимости. Еще сравните, что выгоднее: купить пакет документов на год вперед или без ограничений приобрести пару-тройку лицензий.
• Интерфейс. Чем проще, тем лучше — не придется платить за обучение сотрудников. Попробовать можно в течение бесплатного демо — запрашивайте у оператора.
• Мобильное приложение. Есть не у всех популярных систем. Без приложения не получится оперативно подписывать документы в командировках или при выезде на объекты.
• Роуминг. Если контрагенты и партнеры используют разные системы ЭДО, придется подключать роуминг. Проверьте, сколько это стоит и поддерживает ли технологию приглянувшейся оператор.
• Саппорт. Идеально — если работает круглосуточно, а на связи — персональный менеджер. Сможете оперативно решать проблемы, а не ждать, пока до вас дойдет очередь.
• Внедрение. Иногда входит в общую стоимость, но бывает приходится оплачивать отдельно. Приценивайтесь, что выгоднее.

Переход на электронный документооборот

Чтобы с бумажного документооборота перейти на электронный, следуйте инструкции:

Обновите учетную политику. Добавьте в нее, что теперь компания работает с электронными документами, с электронной подписью. Если надо, заключите дополнительные соглашения о признании неквалифицированной ЭП.

Проанализируйте потребности. Изучите, какие процессы в компании требуют электронного документооборота, обмен каких документов удобнее автоматизировать.

Выберите оператора ЭДО. Исследуйте рынок. По цене, сервису и репутации выберите поставщика ЭДО. Заключите с ним договор и оплатите тариф.

Подготовьте техническую часть. Установите программное обеспечение и все, что относится к системе электронного документооборота. Если своими силами трудно, пригласите интегратора со стороны оператора.

Получите ЭП. Лучше квалифицированную. Она тождественна личной, ею можно подписывать любые документы.

Подключитесь к системе ЭДО. Создайте учетную запись, укажете сведения о компании.

Сообщите контрагентам. Если у вас разные системы, оформите роуминг у оператора.

Обучите сотрудников. Объясните, как создавать и отправлять электронные документы, как получать и обрабатывать входящие.

Когда бизнесу необходим ЭДО

Цифровизация производственных процессов стала тенденцией глобального масштаба. Бизнес-структуры осознанно переходят на электронный формат, так как понимают преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Для предприятий, работающих с большими объемами документов ежемесячно, использование автоматизированного документооборота позволяет сократить материальные издержки, сэкономить финансы. Риски, связанные с потерей основных документов, возможными ошибками, ведущими к получению штрафов от налоговой и другим неприятностям легко предупредить, если работать с ЭДО.

Предприятия самостоятельно принимают решение переходить на цифровой документооборот или нет. Однако, есть несколько определяющих факторов, когда переход на ЭДО делать необходимо:

1. Если деятельность компании связана с производством товаров, подлежащих обязательной маркировке. В список товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный ЗНАК» в 2023 году, входят:
   • молоко и молочная продукция;
   • упакованная вода;
   • табак, никотин содержащие жидкости и электронные системы доставки никотина;
   • одежда и товары легкой промышленности;
   • обувь;
   • духи и туалетная вода;
   • шины и покрышки;
   • фотоаппараты и лампы-вспышки.
2. Если бизнес связан с продажей продукции животного происхождения — мясо, птица, рыба. Предприниматели обязаны оформлять и предоставлять электронные ветеринарные документы.
3. Если предприятие участвует в интернет-закупках и онлайн-торгах. Для того чтобы получить документы о прошедших аукционах и комиссиях нужно иметь подключение к ЭДО.
4. вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами.
5. Вы работаете с маркетплейсами.

Преимущества электронного документооборота

Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.

Оптимизация бизнес-процессов

Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.

Снижение расходов

Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.

Безопасность

Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.

Упрощённое представление документов в контролирующие органы

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.

Освобождение места в архиве

Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.

Снижение количества ошибок

Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Деловой мир оценил преимущества электронного документооборота, и сегодня он используется не только для взаимодействия с контролирующими органами, но и в качестве способа обмена деловой информацией с бизнес-партнерами, а также для передачи информации внутри компании.

К преимуществам этого вида обмена информацией с контрагентами можно отнести:

• увеличение скорости разрешения решаемых вопросов и расчетных операций;

• оперативность, возможность контроля и анализа;

• оптимизация рабочего времени персонала;

• сокращение расходов на выполнение работ по обработке документов.

Однако нельзя не отметить и некоторые недостатки ЭДО. В основном они относятся к системе – программному продукту, обеспечивающему информационную цикличность, где есть и свои минусы. В общей сложности, к недостаткам можно отнести:

• невозможность внесения корректировок и дополнений после отправки документа. Для исправления ошибок пользователю придется воспользоваться более сложной процедурой – отправлять в адрес контрагента соответствующее сопроводительное письмо-уведомление, и новый, откорректированный документ;

• программное обеспечение не обновляется автоматически – необходимо приобретать системные обновления дополнительно, по мере их выхода.

Принцип работы системы

Определим, что такое электронный документооборот между организациями, как это работает и что необходимо для его эффективной работы.

В настоящее время электронный документооборот – это система по работе с документами в режиме «безбумажной» технологии, на базе которой оригиналы формируются непосредственно в электронном виде, в специальном опциональном поле.

Основной элемент системы – электронный документ.

Для эффективной функциональности системы и обеспечения ее жизнеспособности:

• потенциальный контрагент также должен быть подключен к системе электронного документооборота;

• между взаимодействующими сторонами должна быть обеспечена техническая готовность для обмена документами в электронном виде;

• действия сторон должны быть согласованы и взаимосвязаны.

Чтобы документ, созданный в электронном виде, обретал юридическую значимость, он должен:

• содержать обязательные реквизиты;

• соответствовать определенному формату;

• быть заверенным подписью должностного или ответственного лица.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот

Электронный и бумажный документооборот совмещать можно — как с одним контрагентом, так и с разными; внутри компании и с другими фирмами. Но это всегда будут разные документы: нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой.

Нельзя один и тот же договор сначала пропустить через систему ЭДО и подписать электронной подписью, а затем распечатать и подписать рукой

Но можно один документ подписать через ЭДО, а другой — по старинке. Например, договор с поставщиком — на бумаге, а счета и акты с ним же уже подписывать через ЭДО.

А еще важно, что нельзя подписать документ 50 на 50. То есть не получится сделать так, что одна компания отправила документ через ЭДО, а другая приняла его, распечатала и подписала на бумаге. Если один контрагент подписывает электронной подписью, другой тоже подписывает так, и наоборот.

Ну и наконец, если с бумагой напряженки нет, компания может просто распечатывать документы из системы ЭДО и складывать их в шкаф.

Электронный документооборот: в двух словах

• Электронный документооборот, или ЭДО, — это обмен документами через интернет.
• Электронный документооборот может быть внутренним — внутри компании, внешним — с разными контрагентами, а еще с государственными органами — например, с налоговой.
• ЭДО помогает экономить время, силы и деньги, которые тратились на работу с документами: их создание, пересылку, согласование и хранение.
• Электронный и бумажный документооборот можно совмещать, но это должны быть разные документы. Нельзя один документ сначала подписать через систему ЭДО, а потом рукой.
• Для работы в системе электронного документооборота нужна цифровая подпись.
• С 1 января 2023 года на электронный документооборот были обязаны перейти все бюджетные организации.

Как организовать хранение

Есть законодательные акты, которые четко регламентируют порядок:

1. Необходимо выделить номенклатуру дел конкретной компании. В зависимости от сферы деятельности, определяются сроки необходимого хранения тех или иных файлов.
2. Исходя из ценности документов нужно сформировать дела, которые будут храниться в течение определенного срока. Налоговые, например, 4 года, а остальная бухгалтерия 5 лет.
3. Графики учета рабочего времени и т.п. следует обозначить как архивируемые в цифровом виде.
4. Нужно перенести архив в компьютер. И вместе с текущей документацией защитить от изменений и поместить на носитель в установленном формате.
5. В завершение составьте опись всех имеющихся задач.

Когда срок хранения подходит к концу — стоит уничтожить информацию, согласно регламентам, установленным действующим законодательством. Если вам интересно узнать подробнее про внутренний электронный документооборот, что это такое и как работает в организации, то рекомендуем получить подробную консультацию у специалистов «Клеверенс».

Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее.

Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.

Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам.

Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Недостаточное снижение объёма печати

ЭДО покрывает лишь малую долю печати, которая производится в офисе. Результаты исследований показывают, что среднестатистический офисный документ «живёт» от нескольких часов до 1 рабочего дня. При внедрении ЭДО и ЭЦП кто-то из сотрудников получает право подписать документ в электронном виде и загрузить его в онлайн архив. Но откуда берутся данные для составления этого документа?

Например, руководитель подписывает договор при помощи ЭЦП и загружает в ЭДО. Но данные для составления договора он получил в бумажном виде: от контрагентов или от сотрудников, у которых нет ЭЦП. Та же история с отчётами в бухгалтерии. Даже если финальный документ загружается в ЭДО и подписывается ЭЦП, бухгалтер составляет его на основании распечатанных и подписанных документов от сотрудников, у которых нет электронной подписи. Если же всех сотрудников обяжут отправлять тому, кто составляет договор или отчёт, документы в электронном виде, они точно также распечатают и подпишут от руки документ, а потом отсканируют. Таким образом, внедрение ЭЦП и ЭДО никак не повлияет на большую часть объёма печати в компании.

Сокращение расходов: противоположные результаты

Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?

Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).

Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?

Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.

Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.

И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.

Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО

Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.

Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.

Похожие записи:

• Как поменять водительские права по истечении 10 лет в 2023 году
• Регистрация в Москве граждан Армении
• Основания для оказания услуги, основания для отказа