Командировка сотрудника за границу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка сотрудника за границу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок возмещения командировочных расходов

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);

• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Нюансы формирования приказа

Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов.

После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:

• условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;

• рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;

• бронирование гостиницы в установленное время;

• аренда транспортного средства (или выдача служебного);

• заказ проездных билетов и их распечатывание;

• обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Нормы суточных командировочных расходов

В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства».

Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно.

Норма суточных командировочных расходов в 2020 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2020 году не применяется для коммерческих юридических лиц.

Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.

Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2020 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов…» и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.Л.А.

Елина, экономист-бухгалтер Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы.

Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили. После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте.

Бухгалтеру этот отчет нужно проверить.

А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить.

Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях. Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуации; :

1. работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расходы; .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней).

Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

1. работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчета, ; .

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог	Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль	· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ); · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)
УСН «доходы минус расходы»	Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Командировка сотрудника-иностранца

Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.

Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.

Статус пребывания иностранного работника в РФ

Ограничение по должностям

Ограничение по сроку командирования

Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент)

нет

ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования

Пребывающий на основании визы (разрешение на работу)

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

— не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения);

— не более 60 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Временно проживающие

Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н)

— не более 40 календарных дней (за весь период действия разрешения);

— не более 90 дней (за весь период действия разрешения), если работа имеет разъездной характер.

Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство

нет

нет

Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием

нет

— не более 30 календарных дней в году;
— без ограничений при разъездном характере работы.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ

нет

нет.

Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.

Приезжающий по визе – разрешение на работу.

В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.

Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.

При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.

С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.

Ограничением является лишь то, что его должность или профессия должны попадать в определенный перечень, поименованный в п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н.

Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.

Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.

Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.

Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.

Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.

При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.

Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:

— посадочные талоны;

— билеты;

— чеки;

— документы, подтверждающие расходы на проживание;

— другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).

Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.

Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:

— договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;

— кассовым чеком;

— документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).

После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

— собрать все сохраненные расходные документы;

— заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;

— если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).

После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.

Похожие записи:

• Наследование денежных средств на банковским счете
• Оформление и получение вида на жительство в Беларуси в 2023 году
• Ежемесячные денежные выплаты ветеранам труда в Тульской областит с 1 апреля 2024 года