Как правильно оформить командировочное удостоверение: 7 этапов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить командировочное удостоверение: 7 этапов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Действия сотрудника после командировки
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Обязательно ли командировочное удостоверение в 2023 году?
До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.
В 2023 году основанием для служебной поездки является приказ руководителя организации. Теперь этого достаточно, оформление командировочного удостоверения и вместе с ним служебного задания не является обязательным. Оно остается на усмотрение руководства компании, которое вправе закрепить своим нормативным документом положение о служебных командировках, где прописать удостоверение обязательным документом, как для работодателя, так и для сотрудника.
Целью документа является подтверждение того, что работник выбыл из начального пункта и достиг конечного. Доказательством служит наличие соответствующих подписей и печатей, как свершившийся факт деловой поездки.
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.
Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Заполнение командировочного удостоверения
Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:
- не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
- допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
- все сведения должны быть актуальными и достоверными.
Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:
- название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
- код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
- порядковый номер;
- дату заполнения.
Потом вносятся сведения о самом работнике:
- полное ФИО;
- табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
- структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
- должность.
Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:
- город нахождения;
- название фирмы;
- дату прибытия и выбытия;
- должность ответственного лица;
- его подпись.
Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.
Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.
В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:
- приказ руководителя предприятия о командировке;
- все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.
На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.
Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:
- проездными;
- чеками, квитанциями за бензин;
- платёжными документами за гостиницу;
- договором о найме жилого помещениями;
- штампами в заграничном паспорте;
- служебной запиской;
- иными документами.
Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:
- служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
- отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
- авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
- счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
- билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
- прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
- служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
- служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Какие еще документы оформляются
Когда оформляется командировочное удостоверение, вместе с ним могут подготавливаться также еще следующие бланки:
- Служебное задание — этот документ оформляется для отражения в нем поставленных перед работником целей и задач, которые нужно ему достигнуть и выполнить в командировке. В настоящее время этот бланк можно не составлять.
- Отчет о проделанной работе — это документ оформляется работником, при возвращении его из служебной поездке, и содержит его отчет перед руководством о выполнении поставленных задач. Он не относится к обязательным бланкам, которые в обязательном порядке должны составляться на предприятии.
- Авансовый отчет — это первичный документ, который вернувшийся из командировки сотрудник обязательно должен представить, чтобы отчитаться по произведенным им расходам. Он составляется на основании подтверждающих документов, которые идут в качестве приложения к нему.
- Счета гостиниц, договора найма помещения, квитанции — документы, которые выдаются сотруднику в командировке для подтверждения его расходов на проживание.
- Билеты, квитанции, полюса страховок — документы выдаваемые работнику во время командировки третьими лицами для подтверждения его расходов на транспорт. В эту группу можно включить посадочные талоны, квитанцию за пользование бельем и т. д.
- Прочие бланки документов, выдаваемые работнику сторонними лицами для подтверждения иных расходов в командировке. Например, квитанция за хранение багажа, квитанции операторов связи и т. д.
- Служебная записка — этот документ составляется сотрудником при возвращении из командировки, с обязательным приложением к ней подтверждающих бланков за топливо. Ее используют когда в командировку сотрудник направляется на личном или служебном транспорте. Помимо этого служебная записка может составляться работником для подтверждения расходы, на которых у него нет подтверждающих документов. Например, за проживание или за проезд.
Где скачать командировочное удостоверение формы Т-10
Унифицированный бланк по Постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. можно скачать на любом бухгалтерском сайте или в справочно-правовых системах. Если фирма разрабатывает собственную форму, что не запрещено, нужно включить в документ все необходимые реквизиты. Одновременно с удостоверением предприятие должно утвердить приказ руководителя на командировки и другие сопутствующие бланки. К последним относятся служебное задание, отчет командированного лица о выполненной работе; авансовый отчет и пр.
Вывод – в этой статье мы разобрались, как оформить командировочное удостоверение, образец выложен по типовой форме. С 2015 г. этот документ исключен из перечня необходимых, но компании вправе составлять форму в целях оптимизации делопроизводства. Обязательными продолжают оставаться приказ руководства фирмы на поездку, авансовый отчет работника для возмещения понесенных расходов.
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Категории сотрудников, которые не могут быть отправлены в деловую поездку
Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.
Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.
Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:
- женщины, ожидающие появление ребенка;
- сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
- работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
- субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.
Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:
- матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
- родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
- родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
- субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.
Постановлением N 1595 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», т.е. фактически в базовый нормативный правовой акт о командировании — в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Изменения прежде всего затронули состав необходимых и достаточных документов.
В соответствии с Положением срок командировки день выезда и день приезда по-прежнему определяются работодателем, подтверждается необходимость финансовой отчетности о командировке. Но вот комплексная и интегрированная функция доказательства по документам целей и обоснованности командирования оказалась нарушенной.
Положение в новой редакции (п. 7) четко устанавливает, что «фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Но если работник использовал личный транспорт для проезда в место командировки, то фактический срок пребывания он должен указать в служебной записке одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками).
По возвращении из командировки (п. 26 Положения) работник обязан в течение 3 дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы и представить документы о фактических расходах, связанных с командировкой.
Из п. 26 ранее действовавшей версии Положения исключены (очевидно, с целью пресловутой оптимизации документооборота, к которой подошли не с начала, а с конца процесса):
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.
Конечно, типовые формы унифицированной системы первичной учетной документации ныне не являются обязательными, но форма N Т-10а, которую все давно используют, представляет собой одновременно план и отчет (в названии формы значится: «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). Если необходимость отчета исключена, то встает вопрос о применении первой части формы, т.е. служебного задания, плана командировки.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Удостоверение о служебной поездке
Вне зависимости от того, применяется ли унифицированная форма документа или работодатель разработал и закрепил в Положении о командировках собственный бланк, специалист, который отвечает за кадры, или бухгалтер должны в нем указать такие обязательные реквизиты:
В заполненном виде удостоверение унифицированной формы будет выглядеть так:
Из образца комадировочного листа видно, что отметки должны быть заверены подписью с расшифровкой должности и Ф.И.О. уполномоченного лица, а также круглой печатью фирмы (если она используется). После прибытия в организацию сотрудник должен сдать лист в бухгалтерию, чтобы подтвердить сроки поездки, вместе с прочими документами. А также оформить отчет о выполненной работе.
Если в организации утверждена другая форма командировочного листа, разработанная самостоятельно, то при ее составлении необходимо учитывать требования, приведенные в локальном нормативном акте, которым она утверждена. Если же утвержденной формы нет, но есть желание использовать бланк, его можно скачать и включить в номенклатуру дел своей организации.
Заполнение командировочного удостоверения по форме Т-10
Каждая организация, отправляющая своего сотрудника в командировку, должна оформить данный факт документально.
На работника оформляется служебное задание и заполняется командировочное удостоверение форма Т-10, на основании которого командированному работнику передаются соответствующие полномочия и подтверждается факт его пребывания в нужном месте посредством проставления отметок на оборотной стороне документа. Скачать бланк унифицированной формы Т-10, а также образец заполнения командировочного удостоверения можно в конце статьи.
Оформление командировочного удостоверения по форме Т-10 происходит на основании приказа на командировку, подписывается руководителем предприятия и передается на руки человеку, которого отправляют в командировку. Скачать образец оформления приказа на примере формы Т-9 можно в этой статье. Затем делается запись в специальном журнале о работниках, убывших в командировку, где указывается время отъезда и прибытия.
- По прибытию из поездки работник должен сдать оформленное соответствующим образом удостоверение, а также заполненный авансовый отчет о потраченных суммах (скачать образец отчета АО-1).
- Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в журнале, образец которого можно скачать здесь.
- Как заполнить командировочное удостоверение?
Кто ставит отметки в командировочном удостоверении
Основное внимание работодатель обращает на оборотную сторону документа. По ней видно, где и когда сотрудник находился во время поездки. Первую подпись и печать ставит работодатель с отметкой о выбытии.
По прибытию в место назначения, командируемое лицо обращается за отметкой о прибытии в кадровую службу организации, в канцелярию, либо к секретарю, в зависимости от того, на кого возложены соответствующие обязанности. Когда задание выполнено, проставляется отметка о выбытии.
Если организаций, которые необходимо посетить, несколько, и они находятся в разных населенных пунктах, отметка о прибытии и выбытии ставится в каждом из них. Если в организации или ИП не предусмотрена печать, достаточно подписи и расшифровки уполномоченного лица.
Бывает, что по каким-то причинам отметку поставить некому. В этом случае подтверждением будут служить другие документы:
- приказ или распоряжение о направлении в командировку;
- служебное задание и отчетом о его выполнении;
- проездные документы с указанием даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
- счет гостиницы с указанием периода проживания.