8 обязательных реквизитов приказа об изменении графика работы на предприятии
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «8 обязательных реквизитов приказа об изменении графика работы на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ст. 91 ТК РФ определяет рабочее время как период, в течение которого служащий исполняет возложенные на него должностные обязанности. В ст. 100 ТК РФ указано, что режим может быть установлен как в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, так и в трудовом контракте работника (как правило, если он имеет особенности).
Основные моменты составления приказа
Сейчас не существует стандартного единого для всех образца приказа об изменении режима рабочего времени, поэтому работодатели могут писать его в произвольной форме. В некоторых случаях предприятия используют внутренние шаблоны документа, утвержденные в учетной политике фирмы. Но, вне зависимости от того, какой путь будет выбран, приказ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:
- номер документа,
- населённый пункт,
- дата составления документа,
- название организации,
- суть распоряжения, т.е. новый режим рабочего времени,
- основание для его написания,
- ответственных за его исполнение лиц, с указанием их должностей и ФИО (здесь это обычно специалист или начальник отдела кадров).
Хорошо, если тут же будут указаны причины, по которым произошли данные изменения (оптимизация производственного процесса, сложное материальное положение компании или, напротив, увеличение объема работ и т.д.). Если к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их наличие нужно обозначить в отдельном пункте.
Надо сказать, приказ может касаться как отдельных работников предприятия, так и всего коллектива в целом: информацию об этом также нужно отразить в документе.
По инициативе работника
Наиболее выгоден для работодателя перевод на режим неполного рабочего времени по инициативе работника. Данная процедура не затягивается во времени и не требует дополнительных материальных вложений со стороны работодателя. Попробуйте предложить сотруднику изменить режим работы по соглашению сторон.
Шаг 1. Работник обращается к работодателю с заявлением о переходе на режим неполного рабочего времени. ТК РФ не требует обязательно письменной формы. Доказательством желания сотрудника будет подписанное дополнительное соглашение. Однако рекомендуем все же запросить от работника заявление. В заявлении он может как указать срок, на который просит ввести новый режим (см. образец в Примере 1), так и не указывать его.
Как оформить изменение режима рабочего времени?
Финансовый кризис создал серьезные проблемы для компаний-работодателей. В нынешних реалиях многие руководители задумываются о более рациональном распределении ресурсов для их эффективного использования.
Так, в целях экономии средств изменяются технологические и организационные условия труда. Например, работодатель утверждает всем или некоторым сотрудникам режим неполных рабочих суток или рабочей недели. Необходимость в производстве подобных действий может быть вызвана и иными проблемами или задачами работодателя.
Изменение режима рабочего времени оформляется двумя методами: по решению сторон или в одностороннем порядке работодателем, если присутствует утвержденное законом основание для производства подобных операций. Сама процедура будет зависеть от того, какой именно из этих вариантов действует в конкретном случае.
Уроки права. Можно ли менять условия труда работника без его согласия: про что забывает большинство работодателей?
Условия трудового договора, согласованные сторонами при его заключении, могут быть изменены только по соглашению сторон. Но это не означает, что без согласия работника условия труда не могут меняться во всех случаях. Когда согласие работника требуется, когда не требуется? Давайте разбираться.
- Если условия трудового договора в результате внесенных работодателем изменений не меняются, трудовая функция остается неизменной, заработная плата не уменьшается, то внести изменения в должностную инструкцию работника можно и без его согласия.
- При этом отказ работника выполнять работу в соответствии с новой инструкцией должен трактоваться как дисциплинарный проступок.
- Но все не так просто, как кажется на первый взгляд.
Когда изменение графика по инициативе работодателя законно
В соответствии со ст. 72 ТК РФ, для законного пересмотра графика работы необходимо письменное согласие сотрудника.
В то же время по ст. 74 ТК РФ иногда работодатель без согласования с подчиненным вправе поменять условия труда в договоре. Однако необходимо соблюдение следующих правил:
- трудовые функции остаются прежними;
- изменить график необходимо по причине новых технологических или организационных условий работы.
Технологические условия деятельности – автоматизация, использование нового оборудования, изменение метода работы, сокращение производственного процесса. Организационные условия деятельности – переименование подразделения, реструктуризация филиала.
В остальных случаях изменение графика работы допустимо только по соглашению с сотрудником.
При изменении графика работы необходимо учитывать следующие моменты:
- нельзя призывать к работе ночью женщин с детьми младше 3 лет, инвалидов и несовершеннолетних;
- матери-одиночки, воспитывающие детей до 5 лет, могут призываться к работе ночью исключительно с их письменного разрешения (при этом у них не должно быть медицинских противопоказаний);
- деятельность некоторых предприятий регулируется как федеральными законами, так и региональными соглашениями (например, в РЖД), предусматривающие социально-трудовые отношения и гарантии подчиненных.
Продолжительность рабочего времени – это то количество часов, в течение которых работник выполнял свою трудовую функцию. Данный показатель в нормальном виде составляет 40 часов. Эта норма для всех работников, кроме тех, которым предусмотрена сокращённая продолжительность рабочего периода, например, для несовершеннолетних.
Если работник трудится более 40 ч/недел., то данный период должен оплачиваться, как сверхурочные.
Необходимо отличать эти ситуации от случаев утверждения для работника ненормированного рабочего дня. В такой ситуации человек эпизодически привлекается для выполнения трудовых обязанностей за пределами нормы рабочего периода.
В качестве компенсации он получает 3 дополнительных дня к отпуску.
ТК РФ в ряде ситуаций разрешает работодателю в одностороннем порядке изменять график работы сотрудников. Основной локальный нормативный акт в рамках данной процедуры — приказ об изменении графика работы. Он должен содержать обоснование соответствующего решения работодателя, а также регламентировать, каким образом фирма будет исполнять предписание ст. 74 ТК РФ в части необходимости предоставления сотрудникам, не согласным с новым графиком, альтернативных должностей в компании.
Изучить иные нюансы кадрового менеджмента, связанные с рабочим графиком, вы можете в статьях:
- «Как правильно составить график рабочего времени?»;
- «Что значит сменный график работы по ТК РФ (нюансы)?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как правильно оформить приказ
Как и к описательной части документа, так и к его оформлению закон не предъявляет никаких особых требований, так что приказ можно писать на обычном чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке компании, в печатном или рукописном виде. Единственное, что надо соблюдать непременно: наличие подлинной подписи руководителя организации или лица, уполномоченного на визирование таких бумаг.
Кроме этого, приказ обычно подписывают работники, ответственные за его выполнение и те представители персонала, кого он касается напрямую.
Подписи последних, хоть и не должны присутствовать на документе в обязательном порядке, свидетельствуют о том, что их авторы ознакомлены с распоряжением и согласны с ним.
Ставить на приказе печать строгой необходимости на сегодняшний день нет: различного рода клише и штемпели могут использоваться только в тех случаях, если эта норма установлена во внутренних локальных актах фирмы. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже не требуются.
Обычно приказ пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для предъявления в отдел кадров и бухгалтерию).
Инициатива руководства: основания для изменения режима работы
Современное законодательство позволяет работодателю инициировать изменение режима рабочего времени сотрудника (или сотрудников) в связи с производственной необходимостью. На законных основаниях можно изменить любой пункт трудового договора. В том числе — режима работы. Однако это правило не распространяется на изменение трудовых операций, которые являются обязанностью сотрудника.
Каковы же производственные обстоятельства, в силу которых работодатель может изменить условия труда членов своего коллектива? Прежде всего, данная ситуация может возникнуть из-за внедрения передовых технологий в производственный процесс. Как правило, инженерно-технический отдел любого предприятия осуществляет постоянный мониторинг инноваций на рынке технологий.
Их внедрение необходимо. Оно позволяет сокращать трудовые ресурсы и повышает качество конечного продукта. Если на предприятии вводится новая технология, то работодатель имеет право корректировать режим работы сотрудников.
Часто для повышения производительности труда работодатели вводят новое оборудование. Например, более сложная техника, станки, механизмы или пульты автоматического управления требуют корректировки рабочего режима. Для оптимизации обслуживания нового оборудования работодатель имеет право изменять внутренний распорядок, в том числе — графики рабочих смен.
В законе нет полного перечня причин, дающих основание работодателю вносить корректировки в режим работы персонала. Соответственно, перечень остается открытым.
Это означает, что в любой момент у работодателя могут возникнуть объективные причины, которые будут рассмотрены как достаточные для изменения условий труда персонала.
Смена режима по инициативе работника
Существует возможность изменения режима работы, исходя из его просьбы. Причины могут быть самыми разными, чаще всего это изменившийся стиль жизни и нехватка времени на семейные дела и родных. Директор имеет право либо согласовать изменения, либо их отвергнуть.
Чтобы документально оформить новые условия, сотрудник должен написать соответствующее заявление. Оно должно содержать следующую информацию:
- Сведения о руководителе организации/фирмы;
- Фамилия, имя и отчество сотрудника;
- Формулировка: «Прошу изменить режим моего рабочего времени» с последующей информацией о текущем и новом режимах;
- Причина коррекции графика;
- Подпись составителя с расшифровкой;
- Дата составления заявления;
- Дополнительно прикреплённое соглашение с указанием нового времени работы.
Порядок внесения изменений в документ
Решение о нововведениях принимает руководитель, он же подписывает приказ. Процедура внесения изменений такова:
- Подготавливается и издается приказ о внесении изменений в Правила. В данном случае взаимодействуют 2 стороны – работник и работодатель.
- Ознакомление с новыми условиями под роспись. Более того, сотрудников должны уведомить о планируемых изменениях не позднее 2-х месяцев до их введения (новый распорядок начнет действовать через указанное число календарных дней), даже если новые правила являются временными. Отсутствующим лицам оповещение высылают по почте. Если по веским причинам, но не вследствие отказа, их подпись получить невозможно, сделать это может доверенное лицо.
Согласие работников на внесение изменений необходимо зафиксировать. Так, если прежний график работы не был приложен к контракту, вносить изменения в него не требуется. Но если его дублировали, нужно заключить дополнительное трудовое соглашение с сотрудником.
На коррективах настаивает работодатель
У работодателя есть только одна уважительная причина для того, чтобы своей волей изменить своим работникам режим рабочего дня. Это корректировка условий труда: организационные или технологические (ст. 74 ТК). В этом случае необходимость изменений условий трудового договора и рабочего времени в частности придется обосновать. Просто по желанию работодателя сделать это невозможно. Точного перечня причин в Трудовом кодексе нет. Но приблизительный список приведен в Постановлении ПВС N 2 от 17.03.2004 г.:
- смена руководства;
- новые формы организации работы;
- изменение норм труда;
- внедрение новых технологий или оборудования;
- улучшение рабочих мест;
- освоение новой продукции и т.д.
Кто может написать служебную записку?
Это может сделать:
- работник;
- работодатель.
Данный пункт трудового договора является одним из основополагающих, поэтому для его изменения нужны веские причины. У каждой из сторон они свои.
Существуют два варианта, когда работодатель вправе сменить рабочее время:
- с согласия сотрудника. Необходимо сформировать дополнительное соглашение к трудовому договору, а затем издать приказ об изменении графика работы;
- в одностороннем порядке. Необходимо письменно уведомить подчиненного за 2 месяца до предполагаемого момента смены расписания.
Рабочий режим: изменение на законных основаниях
В силу определенных обстоятельств работодатель имеет право утвердить на предприятии или в организации график неполных рабочих суток. Изменения режима работы — это не самая популярная мера. Но работодатели вынужденно прибегают к ней, если того требует производственная ситуация.
Данная мера возможна только в том случае, если законодательно устанавливается необходимость для ее проведения. Трудовой кодекс допускает возможность изменения условий труда. Этим правом может воспользоваться как работодатель, так и кто-то из членов персонала. В частности, согласно ст.100 ТК, говорится, что преобразование может коснуться всех членов коллектива или какой-то группы сотрудников. Изменения также могут вноситься в отношении отдельно взятого сотрудника.
Согласно п.16 данной статьи, работодатель имеет право прибегнуть к корректировкам по решению сторон. При этом изменения могут коснуться только начала рабочей смены или же всего режима работы. В любом случае потребуется составление дополнительного соглашения.
Пока что в законодательстве не прописан общий стандарт написания приказа на переход к новому режиму. Руководители, привлекая минимальные юридические знания, пишут их произвольно. Но всё же существует перечень сведений, без которых приказ не будет являться действительным:
- Населённый пункт;
- Номер документа;
- Полное название организации;
- Число, месяц и год, в который был составлен документ;
- Сущность приказа, некоторые положение о грядущем режиме рабочего времени;
- Основание для составления приказа;
- Сведения о лицах, несущих ответственность за выполнение условий приказа, их чины и полные фамилия, имя и отчество;
- Дата и подпись руководителя.