Записка-расчет при увольнении Т-61
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Записка-расчет при увольнении Т-61». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 издал для двух разных процедур — выхода в отпуск и увольнения, две отдельные формы — соответственно, Т-60 и Т-61. При этом, вторая из них — это в некотором смысле «расширенная» версия первой. В форме Т-60 отражаются данные только по отпуску. В Т-61 — также по отпуску (способом, похожим на отражение отпуска в Т-60), поскольку отпускные входят в расчеты при увольнении, и по заработной плате.
Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении
Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:
УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,
где:
УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;
ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;
ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;
ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.
Этапы расчета промежуточных показателей:
- Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
- ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).
Часть 1. Информация о работнике
- Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
- Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
- Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
- Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
- В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.
За сколько времени до увольнения нужно оформить записку
Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.
Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.
Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.
Кадровый специалист должен проанализировать сложившуюся обстановку и самостоятельно выбрать период за сколько дней до прекращения действия трудовых отношений ему заполнить записку-расчет.
Бухгалтерские проводки
На основании произведенных расчетов формируются следующие бухгалтерские проводки:
Д20 — К70 — зарплата и компенсация основных рабочих производства;
Д23 — К70 — зарплата и компенсация рабочих вспомогательного характера;
Д25 — К70 — зарплата и компенсация сотрудников общепроизводственного назначения;
Д26 — К70 — зарплата и компенсация административного персонала (директор, главбух, их заместители и подобные сотрудники);
Д44 — К70 — зарплата и компенсация работников, связанных с торговлей;
Д91 — К70 — зарплата и компенсация прочих сотрудников, которые напрямую не участвуют в производстве.
Д70 — К68 — удерживается налог НДФЛ;
Д70 — К76 — выполнены прочие удержания (например, алименты).
Д70 — К50 — выданы расчетные наличными из кассы
Д70 — К51 — расчетные перечислены на карту или банковский счет.
Какой бланк расчетного листа использовать
Обязанность оповещать трудящихся о составных частях зарплаты при ее выплате установлена в ст. 136 ТК РФ. Исходя из буквальной трактовки этого положения, такой документ следует выдавать 2 раза в месяц при каждом перечислении оплаты за работу.
На практике расчетный лист вручают сотрудникам при окончательном расчете за месяц. И Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 признал такое положение дел допустимым.
Типового бланка рассматриваемого документа законодательно не утверждено. И компания может разработать его в свободной форме. Однако расчетный лист в обязательном порядке должен включать следующий перечень сведений:
- сумму зарплаты в разрезе ее структурных элементов;
- расшифровку прочих сумм, выплачиваемых сотруднику и не связанных с оплатой труда;
- сумму и причину удержаний из зарплаты;
- итоговую сумму заработка к выдаче.
Законодательно не установлена обязанность ставить на расчетных листках какие-либо подписи или печати. Однако, если компания решит установить у себя подобный порядок их оформления, это не противоречит действующим правовым нормам.
Сопутствующие документы
Как подсчитать, сколько дней отпуска полагается вашему работнику,
К документу могут прикрепляться дополнительные бланки, подтверждающие правильность выборки сведений для расчета:
- Приказ об отпуске по форме Т-6 — для подтверждения вида отпуска и продолжительности;
- Расчетные ведомости за предыдущие 12 месяцев — с указанием размера начисленной зарплаты;
- Приказ на предоставление материальной помощи — если по локальным актам фирмы сотруднику в момент выхода на отдых дополнительно выплачивается материальная помощь;
- Заявления работника либо решения судебных органов об удержании части зарплаты — если работник путем выплаты денежных средств производит погашение материального ущерба, либо решение об удержании наложил суд (алименты, ущерб на предыдущем месте работы и т. д.).
Унифицированная форма № Т-61 — бланк и образец
Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 № 1 издал для двух разных процедур — выхода в отпуск и увольнения, две отдельные формы — соответственно, Т-60 и Т-61. При этом, вторая из них — это в некотором смысле «расширенная» версия первой. В форме Т-60 отражаются данные только по отпуску. В Т-61 — также по отпуску (способом, похожим на отражение отпуска в Т-60), поскольку отпускные входят в расчеты при увольнении, и по заработной плате.
При желании хозяйствующий субъект может использовать любую удобную форму записки-расчета — необязательно унифицированную, но при условии сохранения обязательных реквизитов первичного документа.
На практике записка-расчет часто используется как основной источник данных для заполнения лицевых счетов (формы Т-54 и Т-54а) и связанных с ними регистров. В свою очередь, сама записка Т-61 составляется на основании приказа о прекращении трудового договора.
При работе с запиской нужно иметь в виду, что:
- Зарплата и иные выплаты, что дополняют ее по трудовому договору, облагаются НДФЛ (который показывается в графе «Удержано» на странице «Расчет выплат»).
В свою очередь, выходные пособия облагаются НДФЛ только в той части, что превышает 3 средних заработка увольняемого человека (на Крайнем Севере — более 6 средних заработков). Поэтому, важно правильно отразить их в форме — не превысив и не занизив величины налогов.
- В графе 4 раздела «Расчет оплаты отпуска» показывается расчетное количество календарных дней, за которые дается отпуск.
Чтобы его определить, нужно:
- Подсчитать количество полных месяцев работы человека и умножить их на 29,3.
- Подсчитать количество календарных дней работы в каждом из неполных отработанных месяцев.
Для этого 29,3 делится на общее количество дней в месяце (в которые включаются и выходные), а затем результат умножается на общее количество дней минус количество неотработанных дней.
- Суммировать показатели по пунктам 1 и 2.
Важно не перепутать показатель по графе 4 с рабочим годом — о том, где он указывается, чуть ниже.
- На первой странице формы предполагается указание количества использованных или не использованных дней отпуска за тот или иной период.
Напротив каждого из пунктов по использованию отпуска («Использованных авансом» или «Не использованных») ставится нужное количество дней. При этом — с точностью до двух десятых (как итог вычислений в рамках обычной процедуры подсчета количества дней отпуска).
Применяемая в общем случае процедура расчета количества дней отпуска предполагает деление установленного законом или договором количество дней отпуска за год (по умолчанию — 28) на 12. Условно говоря, когда за 1 отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска.
Если выяснится, что предприятие должно работнику отпуск ровно за 1 месяц работы — то в графе «Не использованных» пишется 2,33. Если, к примеру, за 5 месяцев — пишется 11,65 (2,33 умножаем на 5). Впоследствии отраженная в данной графе цифра без округления умножается на средний заработок за расчетный период — для расчета фактической компенсации.
В графе «За период» ниже указывается не длительность трудового договора, а общее количество дней, отработанных в рамках рабочего года или нескольких рабочих лет. Один рабочий год в общем случае соответствует календарному (и если это так, что период, указываемый в рассматриваемой графе, все же будет совпадать с периодом действия трудового договора).
Но он увеличивается на количество:
- дней отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
- дней отпуска за свой счет, превышающее 14 дней;
- дней прогулов и иных периодов отсутствия человека на рабочем месте без уважительных причин.
Эти дни не включаются в отпускной стаж (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
- Страховые взносы — в ПФР, ФСС, ФФОМС, в форме Т-61 нигде не показываются.
Они не относятся к удержаниям, которые уплачивает работник: взносы полностью платит за свой счет работодатель (пусть и включая его фактически в фонд оплаты труда).
Ознакомиться с образцом формы Т-61 вы можете по нижеследующей ссылке.
Кто должен оформлять записку-расчет?
Заполнение формы т-61 возлагается на сотрудников двух служб предприятия:
В обязанности сотрудника кадровой службы входит заполнение граф, расположенных на лицевой части бланка. Это дата заключения трудового контракта и его номер, Ф.И.О. сотрудника, наименование должности, на которой он состоял, подразделения. Затем вносится информация об увольнении: дата составления приказа о прекращении контракта и номер, основание, на котором трудовые отношения были прерваны.
Затем специалист кадровой службы рассчитывает, сколько дней заслуженного отпуска оказались неиспользованными для начисления компенсации, или сумму дней отпуска, взятых сотрудником авансом для расчета удержания.
После того как все кадровые данные занесены, специалист кадровой службы заверяет записку своей подписью и передает ее для дальнейшего оформления в бухгалтерию.
Записка-расчет: сущность и особенности
Обычно записка-расчет при увольнении заполняется по унифицированной форме Т-61, которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году. Ее предназначение состоит в учете и расчете зарплаты и иных выплат, которые полагаются сотруднику при прекращении трудового договора. На основании записки-расчета сотрудник может удостовериться в правомерности начисленной ему суммы при увольнении.
Указанная форма записки-расчета Т-61 сегодня не является обязательной для применения (согласно пояснениям Минфина). Между тем она весьма удобна и информативна, поэтому работодатели предпочитают использовать ее при увольнении, а не разрабатывать собственную форму записки-расчета.
Для заполнения записки-расчета работодателю потребуются следующие документы:
- трудовой договор;
- расчетные ведомости;
- табель рабочего времени;
- личная карточка сотрудника;
- приказ об увольнении.
Является ли записка-расчет обязательной при увольнении
Многие работодатели задаются вопросом, обязаны ли они выдавать записку-расчет при увольнении, или они должны подготовить этот документ только по запросу работника. На самом деле выдача расчетных листов является обязанностью работодателя по Трудовому кодексу. Он должен предоставлять такие документы при каждой выдаче зарплаты и прочих начислениях. На основе расчетных листов сотрудник проверяет справедливость расчетов и при необходимости вносит правки и замечания в бухгалтерию.
Согласно 140 статье Трудового кодекса все компенсации работнику необходимо перечислить в день увольнения. Таким образом, в этот день ему также передается расчетный листок, где приводится обоснование перечисленной суммы. Если работодатель уклоняется от своих обязанностей по предоставлению записки-расчета, то сотрудник вправе обжаловать его действия в трудовой инспекции.
Как производится расчет при увольнении
Чтобы запустить процесс формирования расчета, сотрудник должен написать заявление на увольнение с расчетом. Если это желание самого работника, а не вынужденная мера руководства предприятия, то увольняемому не положены выходное пособие или прочие дополнительные выплаты.
По итогам рассмотрения заявления руководитель обязан составить и обнародовать не только приказ о прекращении трудовых отношений, но и приказ о расчете при увольнении.
Бухгалтер формирует окончательную сумму, основываясь на величине зарплаты за отработанный, но не оплаченный период, и компенсации неиспользованных отпускных дней.
Расчет производится по формуле:
зарплата за месяц / рабочие дни в месяце × фактически отработанные дни — все положенные по законодательству отчисления.
Записка-расчёт — назначение, правовые нормы, форма
Применение записки-расчёта обусловлено нормами трудового законодательства, которые предусматривают, что каждому сотруднику при прекращении с ним рабочих взаимоотношений должны быть выплачены все положенные ему выплаты. При увольнении работник получает:
- зарплату за отработанное в текущем месяце время, которое ещё не было оплачено;
- компенсацию за дни неиспользованного отпуска, а если отпуск был использован «авансом», напротив, возврат выданных отпускных;
- премиальные, если человек выполнил все условия для её назначения;
- материальные дотации, если это установлено во внутренних актах или коллективном договоре;
- так называемые отступные, а на кадровом языке — выходное пособие, если опять же человек увольняется по основаниям, которые предусматривают такие выплаты, либо это указано у него в трудовом соглашении.
Размер выплат рассчитывается всегда индивидуально. Здесь учитываются и суммарные выплаты, и среднедневной заработок, и время, отработанное за период до увольнения, и множество других факторов. Алгоритм расчётов по каждой из положенных выплат, а также финальная цифра для выдачи на руки и указываются в документе под названием записка-расчёт.
Работодатель по ТК РФ обязан выдать увольняющемуся только трудовую книжку и денежное вознаграждение. Эти моменты чётко закреплены в законодательстве. Все же остальные документы выдаются только в заявительном порядке. Это могут быть:
- справка 2-НДФЛ (документ, который удостоверяет индивидуальные суммарные выплаты работнику и уплату НДФЛ налоговым агентом-предприятием);
- документ для службы занятости по выплатам за последние 3 месяца работы;
- справка-расчёт о финальных выплатах;
- копии приказов о переводах, поощрениях, награждениях и т. п.
Небольшой совет для тех, кто уходит из компании: заберите все бумаги, которые только можно. Кто знает, какой из документов может пригодиться через несколько лет или дней. Как правило, бывает это в самый неподходящий момент. Конечно, можно доехать до бывшего нанимателя, но не факт, что это захочется делать, а к тому же это время. Лично я, даже не увольняясь с предприятия, ежегодно заказывала по 2 экземпляра справки 2-НДФЛ по итогам каждого года. Главное — это хороший личный архив, подтверждающий место работы и полученные суммы. А вот справку для биржи труда при увольнении почему-то не взяла. И вот как раз она-то и понадобилась буквально через месяц.
Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.
Это важно знать: Имеет ли право работодатель отказать в увольнении
В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.
Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.
Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:
- отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
- ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
- дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.
Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:
- сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
- информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
- сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).
Нужно ли работнику выдавать расчетный лист?
Статья 136 часть 1 ГК РФ.
Статья 136 часть 1 ГК РФ гласит, что при выдаче зарплаты наниматель обязан в письменном виде известить сотрудника:
- о составных частях положенного ему заработка за установленный период;
- об иных начислениях, включая денежную компенсацию, положенную в результате нарушения директором сроков выдачи зарплаты, отпускные, выходное пособие и др.;
- об итоговой сумме начислений;
- о сумме и причинах удержаний из зарплаты;
- о размере средств, подлежащих выплате.
Перечисленная информация содержится в расчетном листке, поэтому наниматель обязан его предоставить. Значения не имеет, каким способом выдается зарплата – наличными или переводится на банковскую карточку.
Предлагаем ознакомиться Какие банки не проверяют кредитную историю
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому организация создает ее самостоятельно. Порядок их выдачи определяется приказом руководителя.
Обычно информация о начислениях и удержаниях печатается на бумаге, но может иметь и электронный вид. При увольнении расчетный лист выдается в последний рабочий день. За несвоевременную его выдачу или вовсе отсутствие для нанимателей предусмотрен штраф.
| Для должностных лиц | От 10 до 20 тыс.р. |
| Для ИП | От 1 до 5 тыс.р. |
| Для юридических лиц | От 30 до 50 тыс.р. |
Кто составляет записку-расчёт
Процедура увольнения начинается с приказа руководителя вне зависимости от того, кто выступил инициатором. Даже если работник подал заявление по собственному желанию, уволить его может исключительно директор. Как только начальник издаёт распоряжение, кадровик и бухгалтер приступают к составлению записки-расчёта. Задачей сотрудника кадровой службы будет:
- просчитать количество календарных дней, за которые необходимо осуществить расчёт;
- решить вопрос относительно отпуска (отдыхал ли увольняемый работник в этом году);
- обозначить дату заключения и расторжения трудового договора.