Налоговый регистр по НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговый регистр по НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздел 2, называемый «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для оформления раздела 1 нам потребуются:

• срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• суммы удержанного налога с физлиц к перечислению на дату, указанную выше.

Для заполнения раздела 2 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями».

Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти тут.

Итак, подведем итог, как ведется налоговый регистр Налоговый период по налогу на доходы физических лиц – календарный год. Именно на такой срок и должен быть рассчитан регистр по налоговому учету. Его можно формировать как на бумаге, так и в виде электронного файла. Бухгалтер должен открыть регистр по НДФЛ при первом же начислении доходов физическому лицу. В нем указываются даты выплаты дохода по правилам статьи 223 Налогового кодекса РФ. В частности, дата выплаты дохода в виде зарплаты дата выплаты дохода — последний день месяца. А вот дата выплаты отпускных — это день их выдачи работнику или перечисления на его зарплатную банковскую карту.

На это же указал Минфин России в письме от 26 января 2015 г. № 03-04-06/2187. Согласно Закону № 113-ФЗ, удержанный с суммы отпускных НДФЛ с 2016 года перечисляется в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

В регистре налогового учета по НДФЛ абсолютно все показатели заполняют в рублях и копейках. Но есть и исключение – сама сумма налога. Ее нужно записать в полных рублях. При этом суммы до 50 копеек не учитывают, а 50 копеек и более каждый раз нужно округлять в большую сторону.

Что касается валютных показателей, их пересчисляют на дату получения доходов. Для этого используется официальный курс Центрального банка РФ. Существуют обязательные сведения, которые включаются в налоговый регистр по НДФЛ на доходы физических лиц в обязательном порядке — это:

— идентифицирующие налогоплательщика сведения;

— вид дохода с утвержденными кодами;

— предоставленные налоговые вычеты — по утвержденным кодам;

— сумма дохода; дата выплаты дохода;

— статус налогоплательщика; дата удержания налога;

— дата перечисления налога в бюджет; реквизиты платежек на перечисление налога.

Что входит в состав формы регистра? Как мы уже говорили ранее, налоговый регистр по НДФЛ целесообразно формировать на основании справки 2-НДФЛ.

Поэтому в составе его формы будут такие разделы:

наименование учреждения — налогового агента;

данные сотрудника или иного физического лица, который получает облагаемый доход;

виды доходов;

виды налоговых вычетов;

суммы доходов; даты выплаты доходов;

налоговый статус физического лица (ведь от него зависит налоговая ставка по НДФЛ);

даты удержания и перечисления налога в бюджет;

даты и номер платежек на перечисление налога.

Поэтому в новой форме регистра по НДФЛ (созданной в 2016 году на основании справки 6-НДФЛ) предусмотрено место для таких вычетов.

Если в учреждении регистры налогового учета, в том числе по НДФЛ, отсутствуют в принципе, проверяющие признают данный факт грубым нарушением правил учета расходов, доходов и объектов налогообложения. Это повлечет как налоговую, так и административную ответственность для учреждения и его должностных лиц. Налоговые санкции Меры налоговой ответственности прописаны в статье 120 Налогового кодекса РФ. Они зависят от длительности нарушения.

Ответственность за нарушение порядка ведения учета по НДФЛ

Действующим налоговым законодательством предусмотрена обязанность ведения карточек по НДФЛ. Поскольку данный регистр был обязательным всегда независимо от наличия установленной формы, имеются отдельные разъяснения контролирующих органов о применении мер ответственности за нарушение предписанного порядка.

Так, в Письме ФНС РФ от 29.12.2012 N АС-4-2/22690 сказано: если налоговый орган в ходе проверок налоговых агентов выявит отсутствие учета объектов обложения НДФЛ в разрезе каждого физического лица, организация подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. А это штрафы: 10 000 руб. — если нарушения только в одном налоговом периоде, 30 000 руб. — если более чем в одном периоде. Если нарушение порядка ведения карточки по НДФЛ повлекло занижение налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 20% суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 000 руб.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
• ИНН, КПП;
• код ИФНС, в которой организация числится на учете;
• наименование организации.

Основные данные о налогоплательщике:

• ИНН;
• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

• Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
• Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Налоговый регистр для 6-НДФЛ: образец

Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.

Ведомость (за исключением авансовых) должна:

• Содержать сумму НДФЛ.
• Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько: начисление зарплаты, премия и т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог.
• В расшифровке суммы НДФЛ должна быть ссылка на ИФНС (самая последняя колонка).
• Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка документа-основания с отрицательной суммой.

Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:

• Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты.
• НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса.
• В ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода.
• В ведомости за следующий месяц будет сумма НДФЛ прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ.

Правильным будет такой набор строк в расшифровке:

• Строка с отрицательной суммой уже выплаченного аванса.
• Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ.

Исправление

1. Быстро. Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.
2. Точно. При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтягиваем сотрудника в данную. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку.

В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.

Исправление: заходим в ведомость и обновляем налог для данного сотрудника. Если он уже не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание.

В соответствии с частью 1 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить форму N 1-НДФЛ «Налоговый регистр по учету доходов и налога на доходы физических лиц» согласно Приложению N 1 к настоящему Приказу.

2. Утвердить Порядок заполнения Налогового регистра по учету доходов и налога на доходы физических лиц согласно Приложению N 2 к настоящему Приказу.

3. Заместителю начальника финансового управления — главному бухгалтеру С.Г. Горбачевой обеспечить предоставление информации в налоговый орган по утвержденной форме отчетности в установленные сроки.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Руководитель
А.И.КАСЬЯНОВ

Форма N 1-НДФЛ Налоговый регистр по учету доходов и налога на доходы физических лиц (далее — Налоговый регистр) разработана во исполнение части 1 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) и является первичным документом налогового учета.

1. Налоговый регистр предназначен для учета персонально по каждому налогоплательщику — физическому лицу:

— доходов, полученных им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходов в виде материальной выгоды, подлежащих включению в налоговую базу для исчисления сумм налога;

— налоговой базы отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки;

— суммы налоговых вычетов, на которые налогоплательщик имеет право, и фактически предоставленных;

— сумм исчисленного, удержанного и перечисленного налога по каждому виду налоговой базы и общей суммы налога, исчисленной, удержанной, перечисленной, переданной на взыскание в налоговый орган за текущий налоговый период;

— сумм доходов, полученных налогоплательщиком от реализации имущества, принадлежащего ему на праве собственности, независимо от вида имущества и суммы полученного дохода.

2. Налоговый регистр ведется по каждому физическому лицу, получившему доход от Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Служба).

3. В Налоговом регистре отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком в налоговом периоде и подлежащие учету при определении налоговой базы, включая доходы, в отношении которых предусмотрены налоговые вычеты.

4. В Налоговом регистре все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога на доходы физического лица. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а 50 копеек и более округляются до полного рубля.

5. Доходы (расходы, принимаемые к вычету налоговыми агентами) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации (далее — Банк России), установленному на дату фактического получения доходов (фактического осуществления расходов).

6. Исчисление налоговой базы и суммы налога в Налоговом регистре производится без учета доходов, одновременно получаемых налогоплательщиком от других налоговых агентов.

В этом разделе отражается необходимая информация о физическом лице — налогоплательщике, получающем доходы от Службы:

в пункте 2.1 «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика — физического лица (если он имеется), который проставляется из документа, подтверждающего постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе Российской Федерации;

в пункте 2.2 указывается номер страхового свидетельства физического лица — налогоплательщика в Пенсионном фонде Российской Федерации (если он имеется);

в пункте 2.3 «Фамилия, имя, отчество» указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика — получателя дохода без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в пункте 2.4 «Вид документа, удостоверяющего личность» указывается код соответствующего документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, который выбирается из справочника, приведенного в приложении 5, утвержденного Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц»;

в пункте 2.5 «Серия, номер документа» указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно серия и номер документа, знак «N» не проставляется. Если в документе отсутствует серия, то указывается только номер;

в пункте 2.6 «Дата рождения» указываются число, месяц, год рождения;

в пункте 2.7 «Гражданство» указывается код страны постоянного проживания физического лица из Общероссийского Классификатора Стран Мира (ОКСМ);

в пункте 2.8 «Адрес постоянного места жительства» указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика в стране, налоговым резидентом которой он является, на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес его постоянного места жительства.

Написание адреса постоянного места жительства осуществляется в следующей последовательности: код страны; индекс; код региона; район; город; населенный пункт (село, поселок и т.п.); улица (проспект, переулок и т.п.); дом, корпус, квартира.

При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется;

в пункте 2.9 «Статус» проставляется цифра 1, если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, и цифра 2 — если налоговым резидентом не является;

в пункте 2.10 «Стандартные налоговые вычеты заявлены, не заявлены» проставляется цифра 1, если вычеты заявлены, 2 — если заявление о предоставлении стандартных вычетов не представлено.

Службой в данном разделе производится расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица — резидента по всем налогооблагаемым доходам, начисленным (выплаченным) ему в отчетном налоговом периоде и облагаемым по ставке 13%, кроме доходов, выплаченных индивидуальным предпринимателям (в том числе частным нотариусам, частным охранникам, частным детективам) и не облагаемых налогом на доходы у источника выплаты.

В поле «На начало налогового периода (Долг по налогу за налогоплательщиком/Долг по налогу за налоговым агентом)» переносится суммарная по всем ставкам налога величина задолженности из итоговой строки раздела 4 Налогового регистра. В этом же поле указывается сумма излишне удержанного (неудержанного) налога, относящаяся к прошлым налоговым периодам, обнаруженная в текущем отчетном периоде по результатам перерасчета за налоговые периоды, в которых обнаружена ошибка в исчислении налоговой базы. Сумма берется из итоговой строки раздела 6 Налогового регистра.

В поле «Сумма дохода, облагаемого по ставке 13%, с предыдущего места работы» указывается сумма доходов, облагаемых по ставке 13%, за минусом вычетов, за исключением стандартных, в соответствии со справкой о доходах за текущий отчетный период с предыдущего места работы, представленной физическим лицом.

В поле «Наименование показателя» Службой указываются коды доходов, присвоенные видам доходов согласно справочнику, приведенному в приложении 3, утвержденному Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц». По итогам каждого месяца проставляются коды доходов, полученных налогоплательщиком, и их денежное выражение до уменьшения на сумму полагающихся налоговых вычетов.

Дата выплаты дохода определяется как день:

— выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц, — при получении доходов в денежной форме;

— передачи доходов в натуральной форме — при получении доходов в натуральной форме;

— уплаты налогоплательщиком процентов по полученным кредитным средствам, приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг — при получении доходов в виде материальной выгоды.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Сумма заработной платы за каждый отчетный месяц проставляется в поле, соответствующем месяцу, за который она начислена. Сумма аванса и сумма заработной платы в окончательный расчет, начисленные за отчетный месяц, проставляются в поле, соответствующем этому месяцу, одной суммой, включающей обе названные выплаты.

В том случае, когда помимо заработной платы выплачиваются иные виды доходов, то в этом разделе Налогового регистра такие доходы отражаются в том же порядке, как и заработная плата.

В случае выплаты налогоплательщику сумм в оплату очередного отпуска, других аналогичных выплат за неотработанное время, исчисляемых в установленном порядке исходя из среднего заработка, суммы таких выплат указываются в поле (полях) того месяца налогового периода, за который они начислены.

В поле «Налоговые вычеты, за исключением стандартных» отражаются коды и суммы всех налоговых вычетов, предоставленных налогоплательщику Службой, за исключением стандартных.

В поле «Общая сумма доходов за минусом вычетов» в строке «За месяц» указывается денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, полученных за каждый месяц налогового периода, до предоставления стандартных налоговых вычетов, предусмотренных статьей 218 Кодекса. В строке «С начала года» указывается сумма налогооблагаемого дохода, исчисленная нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца.

В поле «Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации)» в строках «За месяц» указываются коды стандартных налоговых вычетов, предусмотренные в справочнике, приведенном в приложении 4, утвержденном Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц», с последующим ежемесячным указанием суммы предоставленных вычетов.

В строке «Общая сумма с начала года» указывается общая сумма предоставленных вычетов нарастающим итогом с начала года.

Раздел 4 Налогового регистра заполняется Службой по итогам налогового периода или при увольнении работника в течение отчетного налогового периода. В разделе указываются суммы налога, исчисленные, удержанные и перечисленные из налоговой базы, определяемой отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки (по итоговым данным раздела 3 Налогового регистра). В этом же разделе отражается сумма задолженности за налогоплательщиком/налоговым агентом по налогу на конец отчетного периода, подлежащая переносу в налоговый регистр следующего отчетного периода. Суммы налога, переданные на взыскание налоговому органу в отчетном периоде, указанные в соответствующем разделе 3 Налогового регистра, также указываются при заполнении итогового расчета.

В разделе 5 Налогового регистра указываются суммы дохода, выплаченные Службой физическому лицу — налоговому резиденту Российской Федерации, от реализации любого имущества, принадлежащего налогоплательщику на праве собственности. Код дохода в зависимости от вида проданного имущества выбирается из справочника, приведенного в приложении 3, утвержденного Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц».

Данный раздел заполняется по итогам каждого месяца, в котором были произведены соответствующие выплаты.

По окончании налогового периода определяется общая сумма выплат по каждому коду дохода. Информация обо всех произведенных выплатах представляется в установленном порядке в налоговый орган по месту учета Службы.

• Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
• Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.

Удержать НДФЛ невозможно

По правилам компания в качестве налогового агента удерживает и перечисляет НДФЛ за своих сотрудников. Но не всегда есть возможность этот налог удержать.

Например, сотрудник получил доход в натуральной форме или в течение года стал нерезидентом (НДФЛ в этом случае нужно пересчитать по ставке 30%). Тут возможно два варианта развития событий.

Первая ситуация – после месяца, в котором не удалось удержать налог, сотрудник получает другие доходы в денежной форме. Здесь у налогового агента появляется возможность удержать ту сумму НДФЛ. При этом не забывайте о важном правиле. Удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты. Так сказано в пункте 4 статьи 226 НК РФ.

Но возможен и другой случай. Работник уволился. Тогда удержать налог у вас вообще не получится. Такая же ситуация возникает, если доход в натуральной форме получил человек, не являющийся сотрудником организации, например покупатель.

Будьте внимательны! О выплаченных доходах, из которых компания не удержала налог, придется сообщить налоговикам. Это относится и к доходам в натуральной форме или в виде вы-игрышей. Направьте в инспекцию сообщение по форме 2-НДФЛ, в графе «Признак» поставьте код «2». Это нужно сделать в течение месяца после окончания того года, в котором такие доходы были выплачены.

О том, что налог не удержан, сообщите и самому человеку, получившему доход. Ну и сделайте соответствующую запись в регистре (см. графу с пометкой «3» в образце выше).

После того как всех известили, удерживать недостающую сумму налога вы уже не обязаны. Даже если появится такая возможность (см. письмо Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337). Заплатить НДФЛ в бюджет должен тот, кто получил доход.

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

→ → Актуально на: 20 мая 2022 г. Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами, предоставленных им налоговых вычетов, а также исчисленных и удержанных с этих доходов налогов за год.

Такой учет должен отражаться в регистрах налогового учета ().

Форма регистра налогового учета по НДФЛ заполняется отдельно на каждого работника и должна содержать следующие сведения ():

• данные налогоплательщика (Ф.И.О., дата рождения и др.);
• выплачиваемые доходы с указанием соответствующих кодов выплат ( к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@);
• предоставленные налоговые вычеты с указанием соответствующих кодов ( к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@);
• расходы и суммы, уменьшающие налоговую базу по НДФЛ с указанием соответствующих кодов (, , );
• суммы доходов и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) () для определения ставки НДФЛ;
• суммы НДФЛ;
• даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет с указанием реквизитов платежных поручений.

В регистр налогового учета по НДФЛ не включаются необлагаемые доходы, для которых не предусмотрены коды (например, пособия или суточные в пределах лимита). Частично облагаемые доходы (например, материальная помощь), имеющие коды, включаются в регистр по НДФЛ в полной сумме.

При этом необлагаемая часть таких доходов будет отражаться как вычет с собственным кодом.

Бланк регистра налогового учета по НДФЛ разрабатывается компанией самостоятельно с указанием в нем всех обязательных реквизитов, и закрепляется в своей учетной политике (). Налоговые регистры по НДФЛ предназначены для безошибочного составления справки по форме 2-НДФЛ и расчета по форме 6-НДФЛ.

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

> > > 13 марта 2022 Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

• Налоговые регистры по НДФЛ в 2022 году должны обязательно содержать следующие сведения:

1. информацию для возможности идентификации физического лица;
2. суммы и даты выплаты доходов;
3. виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
4. даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
5. признак налогового резидентства;

• Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
• Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
• Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ.

Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

1. код ИФНС, в которой организация числится на учете;
2. Основные данные об организации — налоговом агенте:
3. Основные данные о налогоплательщике:
4. наименование организации.
5. ИНН, КПП;

1. вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
2. адрес места жительства на территории РФ;
3. гражданство;
4. ИНН;
5. дата рождения;
6. Ф. И. О.;

1. Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
2. адрес в стране проживания.

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам.

Форма карточки по НДФЛ

С формой карточки по НДФЛ связана целая история. Напомним, что, когда был введен в действие НК РФ (2001 год), налоговые агенты обязаны были вести учет доходов, полученных физическими лицами, по форме, установленной Министерством по налогам и сборам. Во исполнение названной нормы Приказом МНС РФ от 01.11.2000 N БГ-3-08/379 была утверждена форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц». Затем эта форма обновлялась, последний вариант формы 1-НДФЛ был утвержден Приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Несмотря на то что налоговое законодательство, в том числе по НДФЛ, затем менялось, форма 1-НДФЛ оставалась неизменной, что вызывало вопросы у налоговых агентов. И с 2011 года карточка по форме 1-НДФЛ была отменена: налоговые агенты получили право разрабатывать свой вариант данного налогового регистра (Письмо Минфина РФ от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Согласно действующей редакции п. 1 ст. 230 НК РФ формы регистров налогового учета по НДФЛ и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов налоговый агент разрабатывает самостоятельно. Они должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, а также следующие данные:

• вид выплачиваемых налогоплательщику доходов;
• вид предоставленных налоговых вычетов;
• вид и сумму расходов, уменьшающих налоговую базу;
• суммы дохода и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика;
• даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Для ведения этого регистра применяются коды, установленные ФНС.

На практике налоговые агенты сами не разрабатывают свой вариант карточки по НДФЛ: они используют стандартные формы, предлагаемые различными бухгалтерскими программами. Но целесообразно корректировать эти формы, что называется, под себя, во избежание перегруженности информацией, которая не будет востребована. За основу такой корректировки обычно берется форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@. Также нужно учитывать форму 6-НДФЛ, утвержденную Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Заполнение налогового регистра по доходам и расходам

Чтобы заполнить декларацию на прибыль, потребуется два регистра налогового учета. Один из них по учету расходов, другой – по учету доходов. Данные о доходах и расходах фирмы, сформированные по всем нормам налогового учета, дадут возможность определить прибыль, которая и является объектом налогообложения, без которого нельзя рассчитать налог на прибыль.

Если компания имеет несколько видов деятельности, потребуется заполнение дополнительных регистров. Когда предприниматель не желает заниматься разработкой регистров налогового учета, он вправе воспользоваться уже готовыми существующими регистрами. Образцы регистров на доходы и расходы зафиксированы в рекомендациях по налоговому учету для исчисления прибыли МНС РФ.

К примеру, для ООО «Шанс» минимальный список нужных регистров выглядит следующим образом:

• Регистр налогового учета по доходам, получаемым от реализации товара;
• Регистр налогового учета, касающегося внереализационных доходов;
• Регистр налогового учета по операциям, уменьшающим доходы от реализации;
• Регистр налогового учета о внереализационных расходах.

При оформлении налоговых регистров стоит учесть, что сумма за все реализованные позиции должна быть заполнена без учета НДС. Список операций, которые не включаются в статью доходов, можно отыскать в Налоговом кодексе.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте: ИНН, КПП;
• код ИФНС, в которой организация числится на учете;
• наименование организации.

Основные данные о налогоплательщике:

• ИНН;
• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует предприятие, в том числе его наименование, ИНН и КПП, адрес регистрации и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. предоставленные вычеты. В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, имущественные или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном журнале выданных справок.

Бланк регистра можно бесплатно скачать здесь, а посмотреть пример оформления — ниже.

Налоговый регистр по НДФЛ

Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.

Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.

Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.

Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:

• 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
• 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.

Для налоговых нерезидентов используются ставки в размере 13%, 15% и 30%, которые подразделяются в зависимости от статуса нахождения в России и видов получаемых доходов.

Похожие записи:

• Права и обязанности стажера ГИБДД
• Налоговый вычет с процентов по ипотеке 2024 какой суммы можно вернуть
• Что говорится в законе о капитальном ремонте многоквартирных домов