Обязательные кадровые документы для ООО в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы для ООО в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Учредительный договор является основным документом для регистрации ООО. В нем прописываются основные условия и правила функционирования компании, а также указываются ее участники и размеры вкладов каждого из них.

Протокол решения учредителей является дополнением к учредительному договору и содержит информацию о результате собрания учредителей, на котором было принято решение о создании ООО. В протоколе указываются участники собрания, принявшие решения, и суть самих решений.

Заявление на государственную регистрацию является основным документом, который подается в налоговую службу для регистрации ООО. В заявлении указывается информация о компании, ее участниках и деятельности.

Устав ООО определяет права и обязанности участников компании, порядок принятия решений и другие важные аспекты функционирования ООО. Устав должен содержать все необходимые законодательные требования и быть согласованным с учредителями.

Протокол назначения руководителя является важным документом, который подтверждает назначение генерального директора или другого руководителя компании. В протоколе указывается ФИО руководителя, его должность и полномочия.

Трудовой договор с руководителем также является неотъемлемой частью кадровых документов для регистрации ООО. В нем прописываются условия работы руководителя, его должностные обязанности, заработная плата и другие важные моменты.

Важно помнить, что для успешной регистрации ООО все кадровые документы должны быть составлены правильно и соответствовать требованиям законодательства. При подготовке документов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту или юристу, чтобы избежать возможных ошибок и проблем в будущем.

Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:

• воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;

• развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.

Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.

Процесс интеграции включает следующие шаги:

• Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;

• Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;

• Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;

• Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;

• Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.

Протокол о создании ООО

Данный протокол содержит следующие основные сведения:

Номер протокола	Уникальный номер, присвоенный протоколу о создании ООО
Дата создания	Дата, когда был составлен и утвержден протокол
Учредители	ФИО, адрес места жительства и паспортные данные каждого учредителя компании
Сумма уставного капитала	Сумма, которую учредители обязаны внести в уставный капитал ООО
Размер доли участника	Доля, которую каждый участник обязан внести в уставный капитал ООО, выраженная в процентах
Наименование и юридический адрес	Полное наименование создаваемой организации и ее юридический адрес
ИНН и КПП	ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) создаваемой организации
Основной вид деятельности	Основной вид деятельности, указанный в учредительных документах ООО

Протокол о создании ООО является важным документом, который подтверждает правомерность образования организации и содержит основные сведения о ней. Наличие данного протокола обязательно при регистрации ООО и при дальнейшей работе с ним.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

«Одноразовые» отчеты кадровика в 2024 году

Перед новым годом необходимо отчитаться о закрытии 2023 г. Перепроверьте перечень, какие отчеты сдает кадровик в конце года, и убедитесь, что все сдали вовремя, чтобы избежать штрафов в новом году.

Для многих специалистов по кадрам и работников, исполняющих их обязанности, последний рабочий месяц года такой же, как и остальные. Если перечислять все отчеты в декабре 2023 года для кадровика и сроки их сдачи, то получим следующее:

• не позже 1 декабря в военкомат необходимо предоставить отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, конкретную дату устанавливает регион;
• к этой же дате передать в Росстат сведения о просроченной задолженности по заработной плате (форма 3-Ф) за ноябрь;
• до 30 декабря отнести личные карточки работников в военкомат для сверки с учетными данными;
• до 25 декабря включительно направить в СФР ЕСФ-1 за прошлый месяц;
• до 15 декабря в Росстат сдать данные о численности и заработной плате работников по форме П-4;
• подготовить отчеты отдела кадров в 2023 году в службу занятости о наличии вакансий и отправить ее в ЦЗН в сроки, оговоренные региональным законодательством. Обычно это период с 25-го по 29-ое числа.

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Обязательные кадровые документы для ООО в 2024

При ведении бизнеса в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) в 2024 году, необходимо разработать и вести следующие кадровые документы:

• Трудовой договор либо соглашение о найме с каждым работником, оформленное в письменной форме.
• Заявление от каждого работника о приеме на работу, которое содержит персональные данные сотрудника и согласие на их обработку.
• Заявление от каждого работника о предоставлении необходимых документов для оформления страховой медицинской полиси.
• Табель учета рабочего времени, представляющий собой учет рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
• Трудовые книжки или электронные трудовые книжки для каждого работника, где должны быть отражены все изменения в трудовом статусе, отпусках, премировании и т.д.
• Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях с работниками ООО.
• Личные карточки сотрудников с указанием персональных данных, образования, трудового стажа.
• Планы периодических медицинских осмотров и проведенные медицинские осмотры работников.
• Документы, связанные с оплатой труда: табели учета рабочего времени, расчеты заработной платы, приказы о начислении заработной платы и др.
• Договоры о материальной ответственности работников и акты об ущербе.
• Акты приема-сдачи работников и средств индивидуальной защиты.
• Документы, связанные с отпуском: приказы о предоставлении отпуска, заявления работников об отпуске, отчеты о проведенном отпуске и др.
• Анкеты сотрудников, заполненные при приеме на работу и при проведении периодических анкетирований.

Обязательность ведения и наличия указанных кадровых документов обусловлена законодательством РФ и служит основой для правильной организации и управления персоналом в ООО.

Устав ООО: составление и утверждение

В уставе ООО должны быть обязательно указаны следующие сведения:

• Полное наименование ООО. Полное наименование должно содержать указание на форму собственности и указываться на русском языке.
• Место нахождения ООО. В уставе должен быть указан адрес официальной регистрации ООО.
• Цель и предмет деятельности ООО. В уставе должны быть детализированы виды деятельности, которыми будет заниматься ООО.
• Размер уставного капитала. Уставной капитал — это сумма денежных и иных вкладов, которые учредители вносят в ООО при его создании.
• Состав и права участников ООО. Участники ООО могут быть юридическими или физическими лицами. В уставе должно быть указано их количество, доли участия и права.
• Порядок принятия решений. Устав должен определять механизм принятия решений в рамках ООО, включая право голоса участников и необходимые кворумы.
• Порядок распределения прибыли и убытков. Устав должен содержать положения о распределении прибыли и убытков между участниками ООО на основе их долей участия.
• Порядок ликвидации ООО. Устав должен определять процедуру ликвидации ООО, в случае прекращения его деятельности.

В уставе ООО также могут быть указаны другие сведения, касающиеся его деятельности и организации. Документ должен быть составлен в письменной форме, подписан всеми участниками ООО и утвержден в установленном законом порядке.

Трудовой регламент: разработка и утверждение

Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.

Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:

1. Определение необходимости разработки трудового регламента.	Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента.
2. Сбор необходимых данных и материалов.	Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников.
3. Подготовка проекта трудового регламента.	На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения.
4. Обсуждение проекта.	Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения.
5. Утверждение трудового регламента.	После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками.

После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.

Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.

Копия паспорта и военного билета

Копия паспорта подтверждает личность сотрудника и содержит важные данные, такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и регистрация. Она позволяет убедиться в соответствии личности сотрудника и предоставить достоверную информацию для составления кадровых документов.

Копия военного билета необходима в случае, если сотрудник служил в Вооруженных Силах или имеет отношение к определенным категориям граждан, для которых военный билет выступает документом, удостоверяющим личность и имеющим определенные привилегии. Предоставление копии военного билета позволяет подтвердить статус сотрудника и принять соответствующие меры при формировании его трудовых прав и обязанностей.

В целях безопасности и сохранения конфиденциальности личных данных сотрудников, копии паспорта и военного билета должны храниться в закрытом доступе и быть доступными только уполномоченным сотрудникам организации, ответственным за учет и обработку персональной информации.

Список основных кадровых документов для ООО в 2024 году

В соответствии с действующим законодательством, ООО должно иметь следующие кадровые документы:

1. Устав общества
2. Положение о трудовом коллективе
3. Политика в области персонала
4. Коллективный договор
5. План кадрового обеспечения
6. Штатное расписание
7. Должностные инструкции
8. Трудовой договор
9. Приказы о приеме на работу
10. Трудовые книжки или электронные табеля
11. Личные дела сотрудников
12. Приказы об увольнении
13. Приказы об отпусках
14. Табель рабочего времени
15. Заявления и справки от сотрудников
16. Сведения о заработной плате и начислениях
17. Расчетный листок
18. Справки о доходах
19. Договоры с подрядчиками и исполнителями
20. Соглашения о конфиденциальности

Данный список не является исчерпывающим и может дополняться в зависимости от требований законодательства и особенностей деятельности ООО.

Изменения в ФЗ «О персональных данных»

С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.

Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.

Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.

Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.

Изменения	Дата вступления в силу
Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных	1 января 2024 года
Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных	1 января 2024 года
Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных	1 января 2024 года

Новые правила при приеме на работу

С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.

Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.

Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.

Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.

Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.

Трудовой договор как основной документ

В трудовом договоре должны быть указаны следующие обязательные элементы:

1. Сведения о сторонах договора: полное наименование ООО, инн и огрн, а также полное наименование работника и его паспортные данные.

2. Срок действия договора: указывается дата начала и предполагаемая длительность трудовых отношений.

3. Место работы и должность работника: указывается юридический адрес ООО и наименование должности согласно ТК РФ.

4. Режим работы: указывается количество рабочих часов в неделю, режим графика работы и прочие условия организации рабочего времени.

5. Условия оплаты труда: указывается размер заработной платы, система и сроки выплат, дополнительные льготы и компенсации.

6. Особые условия труда: могут быть включены дополнительные условия трудового договора в соответствии с требованиями и положениями ТК РФ.

Также, в трудовом договоре могут быть указаны другие условия, в зависимости от потребностей ООО и типа деятельности. Важно помнить, что трудовой договор является юридически значимым документом, который регулирует права и обязанности обеих сторон трудовых отношений. Поэтому его заключение и внесение обязательно для формирования полного и корректного кадрового документооборота ООО.

Похожие записи:

• Какая ответственность предусмотрена за утрату паспорта?
• Когда и как можно получить накопительную часть пенсии единовременно?
• Репродуктивные установки тульских молодых семей в 2023 году