Какие расходы можно принимать к авансовому отчету

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие расходы можно принимать к авансовому отчету». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Еще одна распространенная операция — закупка различного рода продукции, необходимой для обеспечения хозяйственной деятельности. В качестве примера рассмотрим вариант, в котором подотчетным лицом приобретаются канцелярские товары.

Расходы без онлайн-чека.

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

• при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

• при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.

По итогам авансового отчёта сотрудники бухгалтерии:

• определяют итоговую сумму расходов по командировке;
• уточняют размер суточных;
• сверяют полученную сумму с заранее выданным авансом.

В результате выявляется, уложился ли сотрудник в отведённый лимит. Если сумма расходов превысила авансовые выплаты, а траты оказались обоснованными и необходимыми, бухгалтерия покрывает работнику разницу. Счёт командировочных расходов и проводка та же:

• Дт 71 — Кт 51 (50)

Если потраченная сумма оказалась меньше авансового платежа, сотрудник возвращает разницу в кассу или на расчётный счёт:

• Дт 50 (51) — Кт 71.

Списание командировочных расходов

Все подтверждённые расходы нужно включить в состав затрат. Используется дебет следующих счетов:

• 20, 23, 25 или 26 — когда сотрудник командирован по производственной необходимости;
• 08 — командировка проводилась для приобретения основных средств;
• 44 — поездка потребовалась для реализации продукции;
• 91 — цели поездки не связаны с производством и приобретением ОС.

Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 списание расходов на себестоимость в зависимости от цели поездки;

Дт 70 — Кт 68 начисление НДФЛ, если суммы суточных и проживания превысили установленные лимиты;

Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начисление страховых взносов с сумм превышения лимитов.

Если работодатель — плательщик НДС, и в документах к авансовому отчёту присутствует этот налог:

• Дт 60 (76) — Кт 71 получен товар (услуга) через сотрудника;
• Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 71 отражены расходы по командировке;
• Дт 19 — Кт 76 учтён входящий НДС;
• Дт 68 — Кт 19 входящий НДС приняли к вычету.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

• авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
• первичные документы, подтверждающие расходы.

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

На самом деле этот вариант практически не отличается от старого порядка. Раньше наличные деньги выдавались по двум документам: заявлению работника и приказу руководителя. Сейчас компания может выбрать только один из этих документов. Но если выбран приказ, то придется по-прежнему оформлять два документа:

Если объекты недвижимости, облагаемые по среднегодовой стоимости, находятся в Приморском крае, то уведомление следует подать в Управление ФНС России по Приморскому краю (код 2500). Например, в отношении налогового периода по налогу на имущество с 1 января по 31 декабря 2021 года уведомление следует представить не позднее 1 марта 2021 года. Изменить порядок сдачи отчетности в течение года нельзя.

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

• либо со дня выхода на работу,
• либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
• возвращения работника из командировки.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах

В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.

• получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
• поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
• проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
• составление отчета и его своевременная сдача;
• передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
• возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

• печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
• в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Покупка товаров с использованием подотчетных сумм

Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.

В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.

С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.

Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.

Выдача в подотчет при превышении лимита кассы

Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.

Кстати, при необходимости, подотчетное лицо может вернуть средства обратно в кассу, как излишек подотчетных сумм.

Подотчетник является материально – ответственным лицом. Он получает денежные средства в кассе бухгалтерии, либо прямо на банковскую карту работника и тратит их на нужды организации. По всем потраченным суммам необходимо предоставить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы. Закон об онлайн – кассах вносит в эту процедуру свои коррективы. Теперь очень тщательно необходимо проверять все ли необходимые реквизиты содержит чек и корректно ли выдаются бланки строгой отчетности.

Как проверить правильность приложений к авансовому отчету и избежать ошибок?

Одной из главных задач в учете расходов по авансовым отчетам является проверка правильности приложений к отчету. Это необходимо для избежания ошибок и штрафов со стороны налоговой.

Перед заполнением авансового отчета нужно внимательно изучить все требования и правила, касающиеся приложений. Необходимо убедиться, что все документы соответствуют требованиям и содержат корректную информацию.

Приложения должны быть подписаны уполномоченными лицами, содержать данные о дате, месте и целях пребывания, а также документально подтверждать все расходы.

Нельзя забывать о том, что проверку правильности приложений может провести не только работодатель, но и налоговая инспекция. Поэтому, стоит проявлять максимальную внимательность и следовать всем требованиям и правилам.

Важно также помнить, что приложения должны быть своевременно представлены к авансовому отчету. Задержка в представлении приложений может привести к штрафам и ограничениям со стороны налоговой.

Обязанности плательщиков по счетам

Платежные счета — важный аспект финансовой деятельности организации: в соответствии с новыми подзаконными актами, вступающими в силу в 2024 году, устанавливаются конкретные правила и требования к расчетам по счетам.

Обязанное лицо получает от организации деньги на выполнение служебных обязанностей, в том числе на командировочные расходы. При выдаче денег бухгалтеру необходимо заполнить специальную форму заявления с указанием цели и суммы аванса.

На расчеты с казначеями распространяются новые правила, предусматривающие строгий контроль за использованием выданных денег. Орган власти должен представить отчет о расходовании средств. В нем отражаются все расходы, понесенные в интересах организации.

Если лицо расходует выданную ему сумму на другие цели или в личных целях, оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена наличными или путем перечисления суммы на учетную карточку.

Заполнение отчета о расходовании денежных средств от подотчетного лица является обязательным. В отчете должны быть указаны все расходы по каждой категории. Это расходы на проезд, питание, проживание и другие расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей.

Расчеты с кредиторами могут осуществляться в различных формах, включая наличные или банковские переводы. При расчетах с кредиторами важно соблюдать правила и требования новых правил ведения бухгалтерского учета, чтобы избежать мошенничества и штрафных санкций.

Порядок эмиссии выставочных денег

Выдача денег под выставки регулируется новыми правилами, которые вступят в силу с 2024 года. Сотрудники организации, находящиеся в командировке, могут заранее подать заявление на выдачу денег за свой счет, если они хотят использовать их на командировочные расходы.

Основным правилом заполнения заявления на выдачу аванса является указание цели и суммы расходов. Работник должен точно перечислить, на что он собирается потратить деньги во время командировки, т.е. на проезд, проживание, питание, транспорт и другие цели.

Деньги могут выдаваться в различных формах, например, наличными или перечисляться на банковскую карту сотрудника. Это регулируется правилами организации. Однако в целях контроля и прозрачности все расходы должны быть подотчетны и тщательно документированы.

По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о затратах, отражающий все расходы, произведенные в интересах агентства. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в агентство в установленные сроки.

После проверки и подтверждения правильности отчета сотруднику возмещаются расходы, указанные в отчете. Возмещение может осуществляться в виде денежной выплаты или путем удержания суммы из следующей зарплаты.

Для правильного оформления авансового отчета в 2023 году необходимо указывать следующие реквизиты:

1. Сведения о сотруднике:

• ФИО сотрудника, получившего аванс;
• Табельный номер сотрудника;
• Должность сотрудника.

2. Организационные сведения:

• Наименование организации;
• ИНН организации;
• Адрес организации;
• Контактные данные организации (телефон, электронная почта).

3. Данные документа:

• Номер авансового отчета;
• Дата авансового отчета;
• Период, за который представляется отчет.

4. Сведения о расходах:

• Дата и описание каждого расхода;
• Сумма каждого расхода;
• Вид расхода (например, питание, транспортные расходы и т.д.).

Обратите внимание, что все указанные реквизиты должны быть правильно заполнены и соответствовать требованиям действующего законодательства. Неправильное оформление документа может привести к отказу в его принятии.

Похожие записи:

• Компенсация коммунальных услуг педагогическим работникам
• Колостома: что это такое, показания к применению
• Бесплатная стажировка: развод или шанс устроиться на классную работу